Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию
Шрифт:
На следующий день Джим, кстати, выпускник Военно-морской академии и в прошлом морской офицер, должен был рассказывать о подводных лодках первоклассникам, соученикам своего сына. Джим понимал, что целый класс семилеток, у которых объем внимания очень небольшой, – аудитория не менее сложная, чем бизнесмены. Поэтому он решил применить полученные знания о деловых презентациях, чтобы подготовить выступление для первоклашек.
Как и Скотт Кук из Intuit, Джим в начале выступления попросил детей поднять руки, если ответы на его вопросы окажутся утвердительными – такой формат довольно хорошо знаком школьникам. Он задал три вопроса: «Кто из вас знает, что такое подводная лодка?» Все ребята
Джим продолжил и перешел к пункту Б: «Что ж, сегодня я расскажу вам о подводных лодках». Затем он сделал переход от пункта Б к «скажите им то, что собираетесь сказать» : «…я расскажу вам, что происходит на подводных лодках, как управлять ими, как ремонтировать их и еще кое-что интересное. Когда я поведаю вам обо всем этом за 15 минут, я покажу вам подводную лодку, которая летает!». В дополнение ко всему Джим добавил АВТЧ.
Дети просто расцвели. Джим завоевал их внимание и, демонстрируя фотографии, удерживал его на протяжении 15 минут, до самого конца. Затем, верный своему обещанию, он запустил видеоклип о том, как американская подводная лодка, выполняя задание по аварийному всплытию, выныривает из вспененных вод океана совсем как дельфин.
Джим выполнил все: завладел, провел, доставил. Если это подействовало на неугомонных первоклашек, подействует и на инвесторов, которые схватывают интересующую их информацию быстро и не задерживаются долго на том, в чем не видят особой пользы, а также и на озабоченных покупателей, которые стараются найти более качественный и функциональный продукт, и на загруженных менеджеров, которые ищут более эффективную стратегию. Вы убедитесь в этом сами.
Глава 6 Визуальная передача информации
Пример из практики компании
• Microsoft
Важная роль графических средств
Наверняка вы когда-нибудь присутствовали на презентации, графическое сопровождение которой оказывалось неэффективным. В чем была проблема? Мои клиенты чаще всего дают такие ответы:
• «беспорядочный визуальный ряд»;
• «слайды перегружены информацией»;
• «слайды похожи на таблицу для проверки зрения»;
• «слайды – простая разгрузка данных».
А теперь перефокусируйтесь и встаньте на позицию поддержки аудитории. Что мешает вам? Скорее всего, все тот же синдром «у меня глаза на лоб», который возникает, когда рассказ перегружен деталями, которые докладчик просто вываливает на вас.
Главная причина этого заключается в том, что многие зачастую не проводят различия между документом и презентацией. Они считают презентацию документом. Так возникает синдром презентации-документа, когда выступающий использует визуальный ряд одновременно как средство демонстрации и документ, для показа и для рассказа. Как вы знаете (об этом шла речь во введении), это рудиментарное наследие давнего предшественника презентации – лекционного плаката с рейкой.
В число деловых документов входят:
• годовые отчеты , в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм;
• стратегические планы, в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм;
• маркетинговые анализы, в
которых много текста и очень подробных таб лиц, графиков, диаграмм;• протоколы заседаний, в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм.
Улавливаете суть? Все эти типы документов необходимы и важны в своей области, но это не в презентации.
Таким образом, реальная проблема демонстрационной графики заключается в том, что очень часто выступающие просто берут поток данных – плотный текст с очень подробными таблицами, графиками, диаграммами – и используют его, практически или вовсе без изменений, в качестве демонстрационной графики.
Синдром презентации-документа – одна из наиболее распространенных проблем, которые портят презентации. Выступающие так привыкли полагаться на графику, особенно на слайды Microsoft PowerPoint , что часто считают саму презентацию простым дополнением к этим вспомогательным средствам. По сути, многие ведут себя так, словно презентацией можно пренебречь. Они говорят: «Я не могу посетить вашу презентацию на следующей неделе. Но это нестрашно. Просто вышлите мне слайды!» Или: «Вышлите мне слайды заранее». Слайды PowerPoint рассматривают как раздаточный материал .
Более того, докладчики нередко снабжают зрителей раздаточным материалом до начала презентации. Затем публика читает материал, смотрит слайды и слушает , как выступающий читает то, что написано на слайдах. Это так называемая тройная доставка, всесторонняя атака на органы чувств публики, которая приводит к порой летальному синдрому «у меня глаза на лоб». Использование слайдов в качестве наглядного материала – не что иное, как проявление синдрома презентации-документа . У него существуют и другие симптомы:
• использование слайдов в качестве шпаргалок , чтобы выступающий помнил, о чем говорить;
• чрезмерное обилие деталей в стремлении продемонстрировать легитимность;
• достаточное количество информации для того, чтобы любой другой представитель компании с помощью этих же слайдов мог выступить с аналогичной презентацией, сохранив единообразие материала и его подачи.
Но разве моя обучающая программа называется
• эффективные раздаточные материалы,
• эффективные шпаргалки,
• эффективные детали,
• эффективное единообразие?
Нет.
Она называется «Эффективные презентации».
Презентация – это чистая игра. Она должна служить единственной цели. Помните слова Дэна Ворменховена, главного исполнительного директора Network Appliance , которые он произнес во вступлении к своей презентации: «Выполняет одну функцию и делает ее хорошо». Если презентация служит двум и более целям, они обе приглушаются. Получается ни рыба ни мясо.
Презентация – это презентация и только презентация, ни в коем случае не документ. В конце концов, Microsoft предлагает Word для работы с документами и PowerPoint для презентаций. И вместе им не сойтись.
Презентация – это презентация и только презентация, ни в коем случае не документ.