Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию

Разумеется, остаются затраты, связанные с виртуальной презентацией, – они зависят от тарифов и прочих переменных, устанавливаемых поставщиками конференц-связи, но они значительно уступают затратам на «живые» презентации.

Современные тенденции мира бизнеса способствуют массовому распространению виртуальных презентаций. Все больше и больше компаний, в силу расширения экономической активности и партнерских отношений, становятся глобальными. В их рассредоточенных по миру подразделениях растет потребность обмениваться информацией на встречах, семинарах, брифингах, демонстрациях, тренингах… и делать это совместно. Более того, в экономически сложные времена компании ищут возможности сократить расходы. Очевиднее всего начать это с сокращения командировочных затрат. Командировки сократились и из соображений безопасности, которые стали особенно актуальными после 11 сентября 2001 года, а также в силу подорожания топлива. И наконец, виртуальные презентации привлекательны сами по себе. Многие компании любят применять новейшие технологии и новые приложения с целью поддержания своего имиджа передовых и дальновидных бизнес-игроков.

В силу всех этих причин виртуальные презентации завоевывают все большую популярность. Однако чтобы научиться проводить их, требуются силы и время. Когда выступающий и аудитория общаются через Интернет из разных точек страны и планеты, появляются новые факторы, которые могут определять исход. В этом разделе дается ряд советов, которые помогут вам осознать весь потенциал этого замечательного средства деловой коммуникации.

Как работают виртуальные презентации

Большинству людей бизнеса знакомы телеконференции, в ходе которых несколько человек, находящихся в разных местах, беседуют по общей телефонной линии, но здесь отсутствует визуальная составляющая. Она есть в видеоконференциях, которые обеспечивает Polycom , TelePresence компании Cisco Systems и Halo Hewlett Packard , однако стоимость передачи данных и специального оборудования ограничивает сферу распространения такого коммуникационного средства. Популярность виртуальных презентаций обусловлена повсеместностью компьютеров и тем, что PowerPoint входит в универсальный пакет программ Microsoft . Виртуальные презентации можно считать телеконференцией на стероидах – с наглядными пособиями и интерактивностью, – которая проводится через Интернет и не требует больших затрат.

...

Виртуальные презентации можно считать телеконференцией на стероидах – с наглядными пособиями и интерактивностью.

В виртуальных презентациях используется несколько технологий.

• Стандартный веб-браузер, используемый для доступа к интернет-адресу (URL) поставщиков конференц-связи, таких как Microsoft Live Meeting или Cisco\'s WebEx , и для хоста интерактивной презентации.

• Потоковые аудио и видео для видеопрезентаций на базе интернет-технологии.

• Обычная телефонная связь или телефония на базе IP (VoIP) для обеспечения звука аудиопрезентаций.

• Слайды PowerPoint (или любые аналогичные электронные документы), доступные всем участникам.

В наши дни большая часть видеоконференций проводится исключительно в пространстве Всемирной паутины с использованием потоковой передачи аудио– и видеоданных через Интернет. Увеличение пропускной способности позволяет проводить все более сложные конференции с живым звуком и графикой, а в некоторых случаях и двусторонние, более интерактивные презентации. Практически любой, кому доступна быстрая интернет-связь, может принять участие в чьей-то конференции или провести свою для широкой целевой аудитории. (Некоторые технические вопросы, связанные с пропускной способностью и защитой с помощью межсетевого экрана, могут повлиять на возможности компании пользоваться виртуальной службой презентаций, но поставщики конференц-связи помогут вам преодолеть ограничения и удовлетворить потребности. Достаточно сказать одно: чем выше скорость вашего Интернета, тем более гладкой будет презентация.)

Для проведения менее формальных виртуальных конференций и презентаций не требуются затраты на провайдеров вроде Microsoft или Cisco . Вместо них вы можете воспользоваться такими программами мгновенного обмена сообщениями, как AOL Instant Messenger или Yahoo! Messenger , чтобы провести небольшую презентацию без графического интерфейса и видеоконференцию, а также поделиться файлами с аудиторией. Кроме того, презентационные программы на базе интернет-технологии наподобие Google Presentations позволяют многим пользователям видеть на экране одну и ту же презентацию из любой точки планеты в режиме реального времени. Такие презентации не располагают всеми интерактивными возможностями Live Meeting или WebEx , но они существенно дешевле и проще в использовании.

Если вы пользуетесь конференц-услугами сторонней фирмы, вы обсуждаете все детали с провайдером. Сначала вы согласовываете время презентации, затем приглашаете возможных участников по телефону или электронной почте. Провайдер присваивает каждому зарегистрированному участнику URL-адрес для сеанса онлайновой связи, номер для конференции по телефону (в случае передачи данных по телефонным каналам) и пароль или код для входа в сессию. Ближе ко дню веб-презентации, возможно, вам понадобится загрузить или выслать по электронной почте своему провайдеру слайды PowerPoint , чтобы он разместил их на сайте. Кроме того, иногда предоставляется возможность проводить презентацию «вживую» с вашего рабочего компьютера во время самой конференции.

В назначенное время вы и ваша аудитория входят на сайт провайдера через Интернет и, при необходимости, связываются с колл-центром по телефону. Вы, ведущий презентации, говорите с аудиторией по телефону, по IP-сетям, через потоки аудио и видео в Интернете. Одновременно вы демонстрируете презентацию на своем компьютере, а зрители видят ее на своих.

Отзываться на презентацию слушатели могут непосредственно со своих компьютеров, и вы можете следить за их реакцией со своего. Варианты консоли позволяют вам перемещаться по вашей графике, реагировать на отклик аудитории, запрашивать их мнение и отклики… короче говоря, эффективно управлять своей презентацией.

Ваша виртуальная аудитория имеет возможность набирать вопросы на своих компьютерах. Вы вольны отвечать на них вслух, делиться вопросами со всей аудиторией или отвечать на них напрямую тому, кто их задал.

Платформа для виртуальных презентаций предлагает ряд полезных свойств.

• Комментарии. Ведущий может выделить конкретное слово, число, объект на любом слайде с помощью электронного маркера, контролируемого мышью. Эта функция выделения во многом похожа на «telestrator», который используется в телевизионных спортивных программах для того, чтобы нарисовать круг или подчеркнуть что-либо при воспроизведении критических моментов игры. Точно так же как телевизионщики постоянно анализируют и дополняют игру красками, вы можете обеспечивать «добавленную стоимость» своей презентации.

• Виртуальная доска. Ведущий имеет возможность делать пометки и схемы, которые тут же отображаются на экранах зрителей, как будто они видят их в конференц-зале на доске.

• Совместное использование программного обеспечения. Ведущий и аудитория имеют доступ к демонстрационной программе благодаря тому, что совместно используют рабочий стол первого. Все, что происходит на рабочем столе ведущего, отображается на мониторах участников конференции так, как будто программное обеспечение установлено на их компьютерах.

• Голосование в режиме реального времени. Выступающий может подготовить вопросы с вариантами ответов и опросить аудиторию, а также выяснить демографические данные. Веб-провайдер мгновенно сводит результаты в таблицу, а выступающий имеет возможность поделиться ими с аудиторией или сохранить для дальнейшего маркетингового анализа и исследований.

• Отображение реакции аудитории. На консоли выступающего есть особая картинка – стилизованное изображение виртуальной аудитории в виртуальном зале: ряды светящихся фигурок. Когда участники конференции фиксируют свою реакцию на компьютерах, фигурки меняют цвет. Красный означает «Вы рассматриваете вопрос слишком быс тро» или «Я не понимаю». Зеленый – «Понял!» или «Ага!».