Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций .
Избранное – это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы . Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации соответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранное и выполнить в этом меню команду Добавить в избранное . После выполнения данной команды в меню Избранное появится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).
Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы , независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.
Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное , можно воспользоваться командой Настройка избранного из того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет
Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного . Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент .
Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.
В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История – она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель . Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков, после этого мы добавили несколько объектов в список избранного, сведения об этих действиях отражены в информационной панели. Щелкая по ссылкам на объекты в Информационной панели , можно переходить к этим объектам.
Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.
Мы рассмотрели особенности пользовательского интерфейса 1С: Бухгалтерии, теперь поговорим об общем плане учетных работ.Начало ведения учета и план учетных работ
Существует несколько подходов к началу ведения учета в 1С: Бухгалтерии 3.0.
1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.
2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.
3. Третий вариант начала учета – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и последующее ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.
При работе в 1С: Бухгалтерии, если говорить о начале ведения учета «с нуля», можно выделить последовательность учетных работ, некоторые из которых производятся на этапе начальной настройки системы, некоторые являются периодическими. В частности, можно говорить о следующей последовательности действий:
1. Заполнение сведений об организации, учет хозяйственной деятельности которой ведется в системе. В одной базе можно вести учёт нескольких организаций. Удобство такого подхода заключается в том, что для учета по разным организациям могут применяться общие списки объектов. Например – контрагентов, товаров, материалов. Это экономит время на ввод данных. Нужно отметить, что учёт по нескольким организациям не поддерживают базовые версии 1С: Бухгалтерии. Однако, если учёт по нескольким организациям нужен пользователю базовой версии, он может вести учёт по ним в разных информационных базах.
2. Настройка параметров программы, параметров учёта и учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету.
От этих параметров зависят особенности отражения операций в учете.3. Заполнение сведений о контрагентах организации – то есть о её деловых партнёрах, ввод данных о сотрудниках, о товарах, материалах, основных средствах.
4. Ведение периодических учетных работ – ввод документов, построение периодически требующихся бухгалтерских отчётов.
5. Ежемесячное выполнение работ по закрытию месяца.
6. Периодическое формирование различных отчётов – как для внутреннего использования, так и для передачи, например, в налоговые органы.
7. Ежегодное выполнение работ по закрытию года и формируется годовая отчётность.
В практическом учете обычно присутствую отклонения от вышеописанной процедуры. Например, сведения о новых контрагентах нередко вводят в процессе внесения в систему документов, отражающих взаимодействие организации с этими контрагентами.
Если речь идёт о варианте начала учета, когда в новую базу переносятся данные старой базы, то мы получаем некоторый набор исходных данных (сведения об организации, контрагентах, сотрудниках, номенклатурных позициях и т.д.), однако, система нуждается в первоначальной настройке. Если работа начинается с ручного переноса данных, то, помимо настроек и других действий, перечисленных выше, нужно выполнить ввод начальных остатков по счетам.
Выше мы упоминали о документах, справочниках, отчётах. Понимание назначения и особенностей этих и других объектов играет важную роль в успешном освоении 1С: Бухгалтерии. Рассмотрим особенности работы с основными объектами системы. Начнём с объекта, который можно назвать ядром любой учетной системы.
План счетов
Взгляните на рис. 2.6. Здесь приведено окно Все функции , в котором содержится перечень видов объектов, на которых строится работа 1С: Бухгалтерии. Среди них можно заметить группу Планы счетов . В этой группе присутствует один объект: План счетов бухгалтерского учета . Для его быстрого вызова можно воспользоваться командой План счетов бухгалтерского учета , расположенной в группе параметров Настройки учета на Панели навигации в разделе Справочники и настройки учета , рис. 2.10.
Рис. 2.10. План счетов бухгалтерского учета
В дальнейшем пути для вызова объектов мы будем приводить в следующем виде: Справочники и настройки учета > Настройки учета > План счетов бухгалтерского учета . Если в подобном пути вам встретится упоминание отчета, например Справочники и настройки учета > Стандартные отчеты > Шахматная ведомость , значит речь идёт о Панели действий (она, напомним, расположена сверху), если отчёты не упоминаются – речь идёт о Панели навигации (слева). В Панели действий в различных разделах программы расположены, преимущественно, команды вызова отчётов. В случаях, когда нам нужны другие команды из этой панели, об этом будет упомянуто особо.
В 1С: Бухгалтерии 3.0. имеется набор счетов, соответствующий законодательно утвержденному Единому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Счета, которые представлены в Плане счетов новой конфигурации, заданы разработчиками. Обратите внимание на то, что в левой колонке списка счетов присутствует значок «Т», рядом с которым можно увидеть желтую точку. Эта точка означает, что перед нами предопределенные счета, заданные на этапе создания системы. Эти счета нельзя удалить в пользовательском режиме, однако, они могут подвергаться настройкам с вашей стороны в тех случаях, когда это необходимо, в пределах, заданных разработчиком. Если в стандартном Плане счетов не хватает какого-то нужного для вас счета – вы можете создать новый счет самостоятельно. Обычно в таких случаях речь идет о субсчетах, однако, может возникнуть необходимость включения в стандартный план счетов собственного счета первого порядка. При создании нового счета вам нужно будет настроить его свойства, от которых зависят возможности по использованию счета в учете. Рядом со значком счета, созданного в пользовательском режиме, нет точки.
Пользуясь Планом счетов , да и другими объектами, не пренебрегайте справочной системой программы. В случае с Планом счетов , обратите внимание на кнопку Описание счета , расположенную на панели инструментов. Если выделить интересующий вас счет и нажать на эту кнопку, вы получите краткую справку о свойствах счета и об особенностях его использования в бухучете.
Каждый счет, присутствующий в Плане счетов , имеет свойства, настройка которых и определяет особенности использования счета. Рассмотрим эти свойства. Для того, чтобы открыть форму счета, то есть, окно, где можно просмотреть и настроить свойства счета, можно сделать двойной щелчок по счету или, выделив его в списке счетов, нажать на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент . Кнопка расположена в верхней части окна плана счетов. Откроем карточку счёта 01 «Основные средства», рис. 2.11.
Рассмотрим свойства счета.
Код счета – это многоуровневый код, который имеет маску вида @@@.@@.@. Это – шаблон формирования номера. Данный шаблон означает, что код счета может состоять из любых символов, причем, для счетов первого порядка отводится первых три позиции в коде счета, две позиции после первой точки предназначены для нумерации субсчетов первого порядка, последний символ – для субсчетов второго порядка. Если вас интересует, откуда известны такие подробности о счетах (это касается и внутреннего устройства других объектов), вы можете открыть систему в Конфигураторе, найти в дереве конфигурации нужный вид объекта и изучить его свойства. Для того, чтобы это сделать, нужно вызвать окно запуска 1С: Предприятие, выделить информационную базу и нажать на кнопку Конфигуратор . После того, как Конфигуратор загрузится, нужно выполнить команду меню Конфигурация > Открыть конфигурацию. В левой части окна появится панель со списком типов объектов. Нас интересует группа Планы счетов , развернем её, после чего достаточно выполнить двойной щелчок мышью по объекту Хозрасчетный . На закладке Данные окна свойств объекта можно увидеть, какая маска кода к нему применяется, рис. 2.12.