Бухгалтерский учет на компьютере

Мы не случайно уделили здесь столько внимания последовательности работы системы, объяснению основных функций регистров. При практической работе с программой вам постоянно придется, проверяя результаты проведения документов, а в особенности, результаты работы последовательностей действий, реализующих некоторую многоступенчатую учетную задачу, обращаться к движениям документов по регистрам для того, чтобы понять, правильно ли работает система. То же самое придется делать и при поиске учетных ошибок.

Глава 3 Настройка параметров учета

Если в 1С: Бухгалтерии нужно вести учет только что созданной организации, работа начинается с ввода сведений об организации, настройки её учетной политики и ввода операций, отражающих формирование уставного капитала. Рассмотрим эти процессы на примере новой организации, используя для этого ту же информационную базу, примеры из которой приводились выше.

Ввод сведений об организации

Для начала ввода сведений об организации нам понадобится открыть справочник, который расположен по адресу Справочники и настройки учета > Организации . В демонстрационной базе уже присутствует несколько организаций, рис. 3.1.

Рис. 3.1. Состав справочника Организации

Для успешного продолжения работы отключим дату запрета изменения данных. По умолчанию в демонстрационной базе дата запрета изменения данных установлена на конец предыдущего квартала. Подобную настройку выполняют для того, чтобы случайно не изменить какие-то данные прошлых периодов.

Для отключения даты запрета изменения данных нужно перейти по адресу Администрирование > Сервис > Даты запрета изменения данных и в появившемся окне, в поле Установка даты запрета выбрать пункт Нет запрета изменения данных . В итоге данное окно должно принять вид, показанный на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Отключение даты запрета изменения данных

Изменения, внесенные в настройку даты запрета, сохраняются автоматически.

Теперь, работая в справочнике Организации , создадим запись о новой организации, нажав на кнопку Создать и выбрав в появившемся меню пункт Юридическое лицо . Далее, в появившемся окне Создание юридического лица выберем общую систему налогообложения и нажмём на кнопку Выбрать , рис. 3.2.

Рис. 3.3. Выбор системы налогообложения нового юридического лица

Будет открыта пустая форма элемента справочника, рис. 3.4. введем в неё следующие данные:

Сокращенное наименование: ООО «Столяр»

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Столяр»

Краткое наименование: Столяр ООО.

После ввода данных в поле Сокращенное наименование остальные поля будут заполнены автоматически.

Заполняя сведения об организации, мы опускаем ввод некоторых из них. Для нашего учебного примера на данном этапе работы это вполне допустимо, для реального ведения учета вам понадобится ввести гораздо более подробные сведения, которые можно почерпнуть из учредительных документов, из документов о регистрации в налоговых органах и т.д.

Рис. 3.4. Новый элемент справочника Организации

Рис. 3.5. Окно создания банковского счёта

В шапке элемента справочника присутствует реквизит Банковский счет (основной) . Сюда нужно ввести данные об основном банковском счете организации. Для того, чтобы заполнить данный реквизит, нужно щёлкнуть по ссылке Создать . Будет открыто окно для ввода информации о банковском счете организации, рис. 3.5.

Естественно, на момент ввода данных банковский счёт уже должен существовать.

Введем 044552120 в поле БИК , по нажатию на кнопку Найти банк по БИК ниже будут отображены сведения о найденном по БИК банке. В качестве номера счёта зададим 40702810030050164512 (данные условны), валюта счёта – рубли.

Мы добавляем новую организацию в базу, в которой уже ведется учет. Если вы вводите данные новой организации в новую пустую базу, прежде чем заработает механизм подбора банков по БИК, вам понадобится заполнить справочник Банки . Для того, чтобы перейти к списку элементов этого справочника, можно нажать на кнопку Все банки в форме создания нового счёта, рис. 3.6.

Рис. 3.6. Справочник Банки

Здесь уже присутствует несколько банков (для просмотра полного их списка можно свернуть отображаемую по умолчанию группу и просмотреть состав групп банков), если нам нужны банки, которых нет в справочнике, справочник можно заполнить, воспользовавшись классификатором банков. Для этого нужно нажать на кнопку Подобрать из классификатора . Будет открыто окно Классификатор банков РФ , в этом окне нужно нажать на кнопку Загрузить классификатор.

По нажатию на эту кнопку появится окно с вопросом о том, откуда следует загрузить классификатор банков (рис. 3.7.), – с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» или с диска ИТС. Если компьютер подключен к интернету – вполне можно будет использовать первый пункт.

Рис. 3.7. Классификатор банков, выбор варианта загрузки

В этом окне достаточно нажать на кнопку Далее , начнется загрузка классификатора. После успешной загрузки классификатора система сообщит об этом, после чего окно загрузки классификатора можно закрыть. Теперь, выделив в окне Классификатор банков РФ нужный банк (или несколько банков, удерживая при выделении клавишу Ctrl , если вы планируете использовать данные по нескольким банкам), можно нажать на кнопку Выбрать . В данном окне, рис. 3.8. для удобства, можно изменить режим просмотра (Все операции > Режим просмотра) , осуществлять поиск банков и настраивать условия отбора.

Рис. 3.8. Загруженный классификатор банков

В итоге в справочнике Банки должны оказаться записи по всем банкам, с которыми планируется работать. После того, как данные о банковском счете организации в окне Банковский счет заполнены, можно нажать на кнопку Записать и закрыть . Данные о банковском счете появятся в карточке организации, рис. 3.9.

Обратите внимание на то, что теперь банковский счет организации отображается в поле, которое поддерживает выбор значения, в нём указан только что созданный счёт. Данные об этом счете хранятся в справочнике Банковские счета . Если нажать на кнопку с тремя точками, появляется окно для выбора счёта. У организации может быть несколько счетов, данные по всем этим счетам хранятся в вышеупомянутом справочнике. При вызове данного окна (и других подобных) в них отображаются только записи, имеющие отношение к редактируемому объекту. В нашем случае – банковские счета организации, данные по которой мы вводим в систему.

Рис. 3.9. Сведения о банковском счете организации в карточке организации

Если на данном этапе работы мы перейдем к списку элементов справочника Организации , мы увидим, что в нём уже появилась запись об ООО «Столяр», рис. 3.10.

Рис. 3.10. Запись справочника Организации на промежуточном этапе работы

Для того, чтобы в явном виде сохранить объект справочника, мы можем нажать на кнопку Сохранить запись в панели инструментов окна создания объекта, кнопка Записать и закрыть позволяет сохранить объект и закрыть окно его редактирования. В нашем случае объект был автоматически сохранен при создании нового банковского счёта. Дело в том, что до тех пор, пока запись об организации не сохранена в справочнике, система не может сослаться на данную запись в других объектах. Это нужно для создания связей объектов. Например, такая связь установлена между записью о банковском счёте организации и записью об организации.

Продолжим заполнение карточки организации. В нижней части окна имеется несколько закладок, служащих для ввода дополнительных сведений. Так, на закладке Адреса и телефоны нужно ввести адресные данные организации. Заполнять обычные текстовые поля можно с клавиатуры, а для ввода информации об адресах нужно пользоваться адресным классификатором. Нажмём на закладке Адреса и телефоны ссылку Заполнить , которая расположена около реквизита Юридический адрес . Будет открыто окно ввода адреса, рис. 3.11.

Рис. 3.11. Окно ввода адреса

Обратите внимание на то, что мы нажали на кнопку Все операции , которая расположена в нижней части данного окна и в появившемся меню имеется команда Загрузить классификатор . В новых пустых базах адресный классификатор не загружен, в демонстрационной базе загружен классификатор города Москвы. Выполнение команды загрузки классификатора приводит к вызову окна, рис. 3.12., в котором нужно выбрать регионы для загрузки адресного классификатора.

Рис. 3.12. Выбор регионов для загрузки адресного классификатора