Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
Хотя конфигуратор предназначен для разработчиков, и бухгалтер может воспользоваться им для выяснения подробностей устройства объектов. Конфигуратор, после того, как вы нашли то, что искали, можно закрыть. По умолчанию конфигурация заблокирована от изменений, то есть, воспользовавшись конфигуратором при исследовании 1С: Бухгалтерии, вы не рискуете нарушить работу системы.
Кодировка счета соответствует кодировке, приведенной в законодательно утвержденном Плане счетов. Помимо «обычных» счетов в компьютерном Плане счетов присутствуют некоторые специальные счета, например, это счета с кодом счета первого уровня УСН, используемые для целей учета по упрощенной системе налогообложения и некоторые другие. Балансовые и забалансовые счета находятся в одном и том же Плане счетов.
Код быстрого выбора – предназначен для организации быстрого выбора счетов в формах при заполнении сведений о бухгалтерских операциях (проводках). У счетов первого уровня он обычно совпадает с кодом счета, счета второго уровня (то есть – субсчета первого уровня) имеют коды быстрого выбора, совпадающие с их кодировкой, но не содержащие точки. Коды быстрого выбора ускоряют заполнение полей в документах.
Наименование – здесь приводится наименование счета, как правило, в соответствии с Планом счетов.
Вид счета – это свойство зависит от отношения счета к балансу и может принимать значения Активный, Пассивный и Активный/Пассивный (для активно-пассивных счетов). На рис. 2.4. вы можете видеть карточку пассивного счета 80.01 «Обыкновенные акции».
В частности, активные счета, при нормальном порядке ведения учета, имеют дебетовое сальдо, пассивные – кредитовое (сальдо может и отсутствовать на различных видах счетов), активно-пассивные могут иметь остатки и по дебету и по кредиту. При формировании отчетов система анализирует данные свойства счетов и в случае появления «неправильного» сальдо показывает его в отчете со знаком «минус» и красным цветом. «Красные» остатки еще не позволяют сделать вывод о неправильном ведении учета – в реальном бухгалтерском учете возможны различные ситуации, однако, подобная ситуация, если она возникла неожиданно, а не стала следствием сознательного нарушения обычного порядка учета, является, как минимум, сигналом для анализа состояния учета на «проблемных» счетах.
Подчинен счету – эта настройка определяет иерархические взаимоотношения в Плане счетов. Именно от нее зависит, какой счет считать субсчетом для некоторого счета (а не от кода счета, код может быть любым, лишь для удобства коды организованы в понятной форме). Рассматриваемый счет 01 «Основные средства» не подчинен никакому другому счету, он является счетом первого порядка. Счет 80.01 «Обыкновенные акции» подчинен счету 80 «Уставный капитал». Если счет имеет субсчета, это означает, что данный счет сам по себе использоваться в проводках не может, специально для запрета использования счета в проводках у счетов первого уровня устанавливают свойство Счет является группой и не выбирается в проводках . Данное свойство установлено, например, у счета 01 «Основные средства», у счета 80 «Уставный капитал». Дело в том, что остатки и обороты по счету, имеющему субсчета, должны быть равны остаткам и оборотам по его субсчетам. Это требование и приводит к недопустимости использования счетов, имеющих субсчета, в проводках.
Забалансовый – данный признак устанавливается для забалансовых счетов. Например, он установлен для счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», рис. 2.14.
Учет на забалансовых счетах не ведется методом двойной записи, как это делается для балансовых счетов.
Счет является группой и не выбирается в проводках – данный признак устанавливается у счетов, имеющих субсчета для того, чтобы гарантировать равенство остатков и оборотов по счету и по всем его субсчетам.
Группа параметров Виды учета по счету включает в себя следующие опции:
Валютный – предусматривает ведение валютного учета по счету.
Количественный – включает и отключает количественный учет.
Учет по подразделениям – включает или отключает ведение учета по подразделениям.
Налоговый (по налогу на прибыль) – участие счета в налоговом учете для целей расчета налога на прибыль организаций.
Группа параметров Виды субконто , во-первых, содержит набор субконто счета, во-вторых, позволяет просматривать и настраивать виды учета по субконто.
Субконто в 1С: Предприятие – это аналитический разрез. Например, если у счета имеется субконто Номенклатура , это значит, что по данным, хранящимся на счете, можно узнать, какова стоимость различных видов номенклатуры (товаров, материалов и т.д.), имеющихся в организации. Если при этом у субконто Номенклатура еще и включен признак Количественный – мы сможем получить данные не только об общей стоимости номенклатуры, но и об ее количестве. На счете может присутствовать до трех субконто. Обычно состав субконто отдельных счетов меняется при выполнении некоторых настроек программы. Например, это относится к настройке учета запасов на складах, когда к некоторым счетам автоматически добавляется субконто Склады . Состав субконто можно настраивать и самостоятельно, однако, если вид субконто является предопределенным, его нельзя ни удалить в пользовательском режиме, ни отредактировать, то же самое касается и видов субконто, добавленных к счетам в ходе работы механизмов настройки системы. В некоторых организациях особенности учета диктуют использование большего количества субконто счёта, чем три. Для того, чтобы реализовать подобную функциональность в 1С: Бухгалтерии, требуется доработка конфигурации.
Обычно в качестве хранилищ значений субконто выступают справочники (подробнее о них мы поговорим ниже). Например, вид субконто Номенклатура соответствует справочнику Номенклатура , в котором уже хранятся конкретные номенклатурные позиции (скажем, Мука, Сахар, Бензин и т.д.), которые и выбираются при вводе в систему бухгалтерской записи. В качестве значений субконто могут использоваться не только справочники.
Обратите внимание на флаг Только обороты . Его установка для некоторого вида субконто приводит к тому, что система, для данного вида субконто, не будет выводить показатели остатков по отдельным объектам аналитики. В то же время, в целом по счету поддержка учета остатков сохраняется.
Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик Виды субконто хозрасчетные . При добавлении к счёту нового субконто (по кнопке Добавить в группе параметров Виды субконто ), после нажатия на кнопку с тремя точками в поле Наименование , открывается окно данного плана видов характеристик, рис. 2.15., из которого можно выбрать нужный вид субконто.
Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование и тип значения (например, вид субконто Номенклатура имеет тип значения Номенклатура , который указывает на справочник с таким же названием).
Рассматриваемый план видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например – для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.
При создании нового элемента (по нажатию на кнопку Создать ) для него нужно указать наименование и тип – а в качестве типа может быть использован любой из доступных типообразующих объектов (справочник, документ, перечисление).В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто . Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные .
Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик и выбрать для него в качестве типа значения Субконто . Задать конкретные значения субконто можно будет в ходе создания бухгалтерских операций, в которых используется данное субконто. На рис. 2.16. вы можете видеть процесс создания нового вида субконто.
Рис. 2.16. Создание нового вида субконто
В поле Наименование достаточно ввести наименование субконто. А при заполнении поля Тип значения , после щелчка на кнопку с тремя точками в его правой части, появится список для выбора доступных типов.
Для выбора нескольких типов в списке нужно установить флаг Составной тип данных .После завершения редактирования объекта можно нажать на кнопку Записать и закрыть – тогда он будет записан в базу данных, окно будет закрыто. Если вы хотите сохранить данные и продолжить редактирование (это вполне оправдано, если, например, вы работаете с объектом, который имеет множество свойств и хотите сохранить работу), можно нажать на кнопку Записать объект (на ней изображена дискета). Если после редактирования объекта вы поняли, что сделали что-то не так и хотите отменить все изменения, то, если объект вы еще не сохраняли, вы можете закрыть окно редактирования с помощью обычной кнопки закрытия окна. При этом будет выведено окно с предложением сохранить изменения. Ответьте на него отрицательно.
Обратите внимание на то, что методы работы, применимые к одним объектам, обычно применимы и к другим. То есть, освоив какой-либо прием работы для одного вида объектов, вы, фактически, освоили его и для всех остальных объектов, к которым он применим.
Хотя план счетов можно считать ядром учетной системы, сам по себе он не хранит никаких данных о хозяйственных операциях. Для хранения таких данных используются другие объекты – регистры. В частности, для хранения информации о бухгалтерских операциях используется регистр бухгалтерии, который выполняет функцию журнала проводок.Журнал проводок
Для того чтобы открыть журнал проводок, рис. 2.17., можно нажать на кнопку Журнал проводок в окне плана счетов.
Рис. 2.17. Журнал проводок
В журнале хранятся бухгалтерские записи. Они несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.
Журнал проводок хранит записи в «сыром» виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.
Для перехода к документу, благодаря которому запись попала в журнал, достаточно сделать двойной щелчок по нужной записи.
Обратите внимание на три поля в верхней части окна Журнала проводок . Это – поля Счет, Организация, Документ . Подобные поля встречаются и в других списках объектов. Такие поля позволяют быстро фильтровать список, отображать в нём только то, что относится к выбранным критериям отбора. Так, в демонстрационной базе показано ведение учета по нескольким организациям. Одна из них, Конфетпром , указана как основная в справочнике Организации , поэтому при вызове Журнала проводок мы, во-первых, видим в поле Организация название этой организации, во-вторых, видим в рабочей области журнала только проводки, относящиеся к данной организации. Если нам нужны проводки по всем организациям – мы можем просто очистить поле Организация , нажав на кнопку с крестиком в его правой части. Если нужны данные по какой-нибудь другой организации – можем нажать на кнопку с тремя точками и выбрать из появившегося списка нужную организацию. То же самое применимо и к другим подобным полям.
Для того, чтобы осуществить поиск среди выводимых данных по каким-либо известным нам данным, мы можем нажать на кнопку Найти , которая расположена в панели инструментов окна. Поиск – весьма полезная возможность. Даже в отфильтрованном списке может содержаться столько записей, что самостоятельный просмотр их всех в поисках нужной может потребовать слишком много времени.
По нажатию на эту кнопку открывается окно поиска данных, в котором сначала нужно указать область поиска, заполнив поле Где искать . Здесь, в итоге, должно содержаться название поля табличной части списка, по которому мы собираемся осуществлять поиск. Если вы точно знаете наименование нужного поля, вы можете начать вводить это наименование с клавиатуры, ниже поля будут отображаться подсказки. Таким образом, введя несколько первых букв нужного поля, можно выбрать подходящую подсказку для ускорения ввода. Здесь, кроме того, можно воспользоваться уже известной вам кнопкой с тремя точками.
Мы хотим, пользуясь средством поиска, найти документ (или документы), с суммой операции 18000 рублей. Поэтому в поле Где искать мы введем Сумма , рис. 2.18.
В поле Что искать – искомую сумму. Для упрощения заполнения полей, предусматривающих ввод чисел, можно воспользоваться кнопкой с изображением калькулятора, которая находится в правой части таких полей. Нажатие на неё вызывает окно калькулятора. Его можно использовать для быстрого проведения простых расчётов как любой программный калькулятор, либо просто ввести нужные цифры, не используя клавиатуру. После того как то, что нужно ввести в цифровое поле, окажется в поле калькулятора, можно нажать кнопку ОК в его окне (рис. 2.19.) и число будет перенесено в поле, для которого был вызван калькулятор. При этом, если число не целое, оно будет округлено до точности, применяемом в соответствующем поле (в нашем случае – до 2-х цифр после запятой).
Для закрытия калькулятора без ввода данных достаточно щёлкнуть мышью за его пределами. После заполнения полей мы можем нажать на кнопку Найти в окне поиска – если в списке присутствуют записи, которые нам нужны, они будут показаны в нём. Остальные записи будут скрыты, рис. 2.20.
Как оказалось, в системе зарегистрированы четыре проводки с такой суммой. Для того, чтобы отменить фильтрацию списка с учетом условий поиска можно нажать на кнопку Отменить поиск в списке в панели инструментов окна.
Рассмотрим еще некоторые полезные возможности работы с Журналом проводок . Так, левее кнопки Найти есть кнопка Установить интервал дат для просмотра . Она позволяет задать период, за который нужно выводить данные в списке. Кнопка Переключить активность проводок позволяет включать и отключать активность проводок. О том, что проводка неактивна, можно судить по пиктограмме «ДтКт» в начале строки проводки, которая выполнена цветом, который бледнее, чем обычно. Неактивные проводки не попадают в отчёты.
Обратите внимание на меню Все действия , рис. 2.21.
Здесь вы можете видеть как уже знакомые вам команды с панели инструментов окна, так и некоторые новые. Команда Настроить список позволяет настраивать параметры отображения списка. Фактически, выше мы пользовались упрощёнными (но наиболее часто используемыми) средствами для настройки отбора списка. Здесь (рис. 2.22.), на закладке Отбор , можно создавать сложные условия отбора (перенося поля из списка Доступные в список Представление и настраивая порядок применения условий отбора), сортировку, группировку и оформление списка.
Иногда возникает необходимость вывести на печать данные некоторого списка. Например, получить распечатку проводок, отобранных по каким-либо критериям в Журнале проводок . Для этого можно воспользоваться командой Вывести список меню Все действия . При выполнении этой команды выводится окно, рис. 2.23., в котором, в поле Выводить в можно выбрать либо Табличный документ , либо Текстовый документ .