Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
В списке Выводить колонки нужно выбрать состав колонок для вывода в документ.
Мы хотим вывести данные в табличный документ, нас интересуют поля Дата, №, Документ, Организация, Счет Дт, Счет Кт и Сумма . Для быстрого снятия или быстрой установки флажков напротив всех названий колонок можно воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными выше поля с их списком. После того, как настройки выполнены, мы можем нажать на кнопку ОК и получить сформированный табличный документ, содержащий нужные данные, рис. 2.24.
После того, как табличный документ сформирован, мы можем настроить ширину его колонок, выполнить его предварительный просмотр и вывод на печать (с помощью соответствующих кнопок в заголовке окна программы). Можем, выполнив команду главного меню Файл > Сохранить как , сохранить этот документ в виде внешнего файла, выбрав нужный формат сохранения файла. Например, это может быть формат .xls – если мы планируем отредактировать данный документ в Microsoft Excel.
Говоря о журнале проводок, мы выяснили, что при формировании записей по нему используется План счетов , что данные, которые хранит регистр,
Документы
Для регистрации бухгалтерских операций в 1С: Бухгалтерии используются документы. Документы (рис. 2.25.) позволяют автоматизировать этот процесс и организовать правильное заполнение параметров бухгалтерский записей, которые находят отражение в журнале проводок.
Рис. 2.25. Документ Приходный кассовый ордер, Получение наличных в банке
Помимо регистра бухгалтерии в 1С: Бухгалтерии 3.0. используются и другие регистры, в частности, это регистры накопления и регистры сведений. Документы часто выполняют движения не только в регистре бухгалтерии, но и в этих регистрах. Например, принимая к учету объект основных средств, мы отражаем в регистре бухгалтерии факт принятия ОС к учету, в регистрах сведений – данные о порядке амортизации объекта ОС, в регистрах накопления – некоторые другие данные. К счастью, бухгалтеру, в подавляющем большинстве случаев, не нужно самостоятельно формировать движения по регистрам – достаточно правильно заполнить соответствующий документ, внести в него необходимые данные, а все остальное будет сделано автоматически.
Регистры накопления хранят сведения, обычно – некоторые итоги, например, данные об исчисленных налогах, данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками. Регистр накопления позволяет максимально быстро получить, например, данные о том, сколько наша организация должна определенному контрагенту по определенному договору.
Регистры сведений напоминают таблицы, в которых хранятся различные данные вспомогательного характера. Например, такой регистр может хранить сведения об амортизации объектов основных средств, в регистре сведений хранятся курсы валют и т.д.
Документы в 1С: Бухгалтерии могут существовать в различных состояниях. А именно – документ может быть записан и проведен и просто записан , без проведения. Записанный (сохраненный) документ отличается от проведенного документа тем, что записанный документ хранится в системе, но не производит никакого воздействия на состояние регистров (это справедливо для большинства документов, за исключением документа ручного формирования операций). Данные такого документа не отразятся в отчетах. Записанный документ, в том случае, если его свойства предусматривают проведение, может быть проведен. При проведении документ делает записи в регистрах, в итоге, воздействует на состояние учета. Для того чтобы проведенный документ не воздействовал на учет, его проведение можно отменить.
При вводе данных в документ пользователь заполняет его реквизиты, представляющие собой отдельные свойства ( Дата, Организация и т.д.) и, при наличии таковых, табличные части, которые хранят списки значений (список сотрудников с указанием вида начисления по заработной плате и суммы начисления, список материалов и т.д.). Если при заполнении документа оказалось, что в нем нет какого-либо реквизита, который вам нужен, убедитесь в том, что в поле документа Вид операции установлен нужный вид операции. Если вид операции соответствует желаемому, тщательно проверьте все закладки документа, если закладки скрыты, выясните, как отобразить их, возможно, вам нужно будет настроить состав отображаемых полей в табличных полях, состав отображаемых реквизитов. Настроить экранную форму (окно) документа можно, выполнив в его окне команду Все действия > Изменить форму . Вот как выглядит окно настройки для формы документа Поступление товаров и услуг , рис. 2.26.
Обратите внимание на то, что в левой части окна настроек находится перечень элементов формы документа, напротив элементов, которые отображаются на экране, установлены флажки. В форме есть несколько закладок ( Оборудование, Товары, Услуги и другие) с табличными частями, они представлены в окне настройки в виде групп. Если напротив элемента в окне настроек находится значок «+», это значит, что элемент (например, табличная часть) содержит другие элементы.
Если настройки и поиски ни к чему не приводят, то, вполне возможно, что вам нужна доработка системы, в частности, добавление в документ недостающего реквизита и внесение изменений в другие объекты (например, в процедуру проведения документа, в регистры), которые обеспечили бы использование данного нового реквизита.
Для ввода подавляющего большинства операций используются существующие в системе специализированные документы. Они ускоряют работу, при их проведении автоматически формируются бухгалтерские проводки в регистре бухгалтерии, записи в других регистрах. Однако, есть операции (например, ввод сведений о регистрации уставного капитала), для которых отдельных документов не предусмотрено. В таких случаях нужно пользоваться специальным документом, который называется Операция (бухгалтерский и налоговый учет) . С помощью этого документа можно ввести любую проводку, внеся, таким образом, изменения в регистр бухгалтерии. Кроме того, он же позволяет вносить ручные записи в другие регистры системы. При использовании данного документа вся полнота ответственности за правильность формирования записей регистра возлагается на бухгалтера. Пользоваться этим документом для ввода бухгалтерских операций следует лишь в том случае, если вы абсолютно точно уверены в том, что другого способа выполнить данные операции не существует. То же самое касается корректировки записей прочих регистров. Этот документ, кроме того, можно использовать для ввода сторно-проводок.
Документы, относящиеся к одному разделу учета часто логически объединяют с помощью объекта Журнал документов. Журнал документов может содержать различные документы и выводить их в едином списке.Общие приемы работы с документами
Новые документы создаются различными способами. В частности, следующими:
• Создание документа пользователем из списка соответствующих документов или из журнала документов.
• Создание документа пользователем с помощью окна Корреспонденции счетов .
• Создание документа пользователем на основании другого документа.
• Автоматическое создание документа в ходе работы каких-либо служебных механизмов (таких, как Помощник ввода начальных остатков ).
Так, если нам нужен новый приходный кассовый ордер, мы можем перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации ссылку Приходные кассовые ордера . Щелчок по этой ссылке откроет список документов нужного типа, рис. 2.27.
Рис. 2.27. Список приходных кассовых ордеров
Учитывая то, что выше мы уже рассматривали устройство некоторых форм, многое в данном окне будет вам знакомо. В окне списка документов мы можем нажать на кнопку Создать – будет создан новый документ, рис. 2.28.
При создании новых документов первым задают значение параметра Вид операции . С помощью одного и того же документа можно вводить различные виды схожих операций. Например, в случае с приходным кассовым ордером это – Оплата от покупателя, Розничная выручка, Возврат от подотчетного лица и другие. При выборе вида операции производится настройка формы документа для упрощения отражения операции конкретного вида. Например, по умолчанию приходный кассовый ордер создаётся с видом операции Оплата от покупателя , вы можете видеть такой документ на рис. 2.28. На рис. 2.29. показана форма того же самого документа после выбора вида операции Возврат от подотчетного лица .
Как видите, состав реквизитов формы серьезно изменился – для того, чтобы мы могли ввести все необходимые данные для оформления операции возврата денежных средств от подотчетного лица.
После того, как документ заполнен, мы можем нажать на кнопку Провести и закрыть на панели инструментов документа. Тогда он будет сохранён, проведен и закрыт. То есть – окажет влияние на состояние учета, данные, которые мы ввели в систему с его помощью, попадут в отчёты. Если мы не хотим проводить документ, но нам нужно сохранить его, можно воспользоваться кнопкой Записать объект . Для того, чтобы сохранить и провести, но не закрывать окно редактирования документа, служит кнопка Провести . Проведение документа можно отменить – для этого служит команда меню Все действия > Отмена проведения. Обратите внимание, отмена проведения – это не то же самое, что сторнирование. Выполняя сторнировочную проводку, мы сохраняем в учете сведения о неправильной проводке, уничтожая лишь результат неверной операции. Отменяя проведение, мы полностью устраняем воздействие документа на учёт.
Узнать, как именно проведение документа подействовало на учет, то есть – какие именно записи он сделал в регистрах, мы можем, воспользовавшись кнопкой Движения документа . Такую же кнопку можно использовать и в списке документов.
Для того чтобы сформировать печатную форму документа, можно воспользоваться кнопкой со значком принтера на его панели инструментов. В нашем случае эта кнопка называется Приходный кассовый ордер (КО-1) . Обратите внимание на то, что печатные формы документов создаются автоматически, на основе данных, содержащихся в документе, но в печатные формы можно вносить изменения вручную и после их создания. На рис. 2.30. показана печатная форма приходного кассового ордера, которым отражено поступление денежных средств с банковского счёта организации в кассу.
Для того чтобы вручную отредактировать данные печатной формы, можно нажать на кнопку Редактирование. Подобное вполне нормально, если приходится пользоваться ручным редактированием лишь эпизодически. Если же к ручным правкам приходится прибегать слишком часто – это указывает на то, что что-то в системе настроено неверно. В таком случае рациональнее будет изменить настройку, которая влияет на формирование печатной формы (скажем, если изменилось название организации – нужно поменять его в справочнике Организации и т.д.). Печатную форму документа можно либо отправить на печать нажатием соответствующей кнопки, либо сохранить в виде внешнего файла, воспользовавшись кнопкой Сохранить и указав параметры сохранения. Те же действия можно выполнить и с помощью команд в заголовке окна программы и команд главного меню.
Корреспонденции счетов
Ссылка для вызова окна регистра сведений Корреспонденции счетов не случайно располагается в верхней части Панели навигации раздела Рабочий стол . Это полезнейшее средство, рис. 2.31., которое позволяет узнать, с помощью какого документа можно ввести в систему сведения о той или иной хозяйственной операции.
Рис. 2.31. Окно Корреспонденция счетов
В верхней части окна находятся несколько полей, с помощью которых можно организовывать отбор сведений о хозяйственных операциях по дебету и кредиту счёта, по содержанию операции или по конкретному документу.
В табличной части окна можно найти подробные сведения о каждой операции. В частности, помимо описания корреспонденции счетов и содержания операции здесь есть данные о документе, виде операции документа и его закладке, а так же – сведения о том, где найти справочную информацию по данной операции в системе ИТС – либо на диске, либо в интернет-версии ИТС.
Например, нам нужно ввести в систему сведения о формировании уставного капитала организации. Если поискать в разделах интерфейса программы специальный документ, который можно было бы использовать для этой цели, его мы найти не сможем. Если же открыть окно Корреспонденции счетов , и, зная о том, что формирование уставного капитала отражается бухгалтерской записью по дебету счёта 75 «Расчеты с учредителями» и по кредиту счёта 80 «Уставный капитал», ввести в поле Счет Кт код счёта «80» (можно, кроме того, ввести в поле Счет Дт код «75»), мы увидим список операций, первая из которых – это именно та операция, которая нам нужна, рис. 2.32.
Можно видеть, что операция эта формируется с помощью универсального документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет) .
После того, как нужная операция найдена, для создания нового документа достаточно выполнить двойной щелчок по строке операции, или, выделив строку щелчком, нажать на кнопку Ввести операцию.
Рассмотрим еще несколько важных типов объектов 1С: Бухгалтерии : справочники, отчеты и обработки.Справочники
Справочники – это вспомогательные объекты, они напоминают картотеки, в которых хранятся «карточки» объектов различных видов. Типичный пример справочника – Номенклатура – он хранит сведения о товарах, материалах, услугах. Справочники обычно имеют названия, которые ясно дают понять, для чего они предназначены – это Организации, Контрагенты, Валюты, Банки, Статьи затрат, Физические лица, Сотрудники и многие другие справочники.