Бухгалтерский учет на компьютере

На рис. 2.33. вы можете видеть форму списка справочника Номенклатура . Найти этот справочник можно по адресу Номенклатура и склад > Справочники и настройки > Номенклатура .

Рис. 2.33. Форма списка справочника Номенклатура

Обратите внимание на то, что Номенклатура – это справочник, который может содержать очень большое количество записей, причем, записи справочника (то есть, сведения о конкретной номенклатурной позиции) можно организовывать в группы. Группы нужны для удобства работы. Внешнее представление списка справочника можно настраивать. В нашем случае использован вариант его отображения в виде дерева, для этого мы воспользовались командой Все действия > Режим просмотра > Дерево . Кроме того, доступны режимы Иерархический список и Список .

На рис. 2.34. вы можете видеть форму элемента справочника. Для её вызова достаточно выполнить двойной щелчок по нужному элементу справочника в списке.

Рис. 2.34. Форма элемента справочника

Обычный сценарий использования справочников заключается в заполнении с их помощью соответствующих полей документа. Например, если в документе есть поле Контрагент , для заполнения этого поля, вероятнее всего, будет открыто окно выбора элемента справочника Контрагенты . При таком подходе мы можем один раз ввести данные о контрагенте и всякий раз, когда мы вводим в систему документ, имеющий отношение к данному контрагенту, выбирать соответствующий элемент справочника. Это не только экономит время при вводе данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе, и гарантирует, что при необходимости мы сможем построить отчёты, которые позволяют, например, проанализировать состояние взаиморасчётов с данным контрагентом или получить другую информацию о нём.

Заполняя справочники, следует внимательно следить за тем, чтобы в них не было разных записей об одном и том же объекте. Такое нередко бывает в организациях, где учет ведут несколько бухгалтеров. Например, организация использует, в качестве сырья, какао-порошок. Назвать элемент справочника (заполнив при его создании реквизит Краткое наименование – это наименование видно в списке) можно по-разному. Это может быть «Какао порошок», и «Какао-порошок», и «Какао», возможны и другие варианты. Двум разным элементам справочника, кроме того, можно дать одинаковые наименования. Система различает элементы не по наименованию, а по коду. Если в информационной базе присутствует несколько разных записей справочника, которые указывают на одну и ту же номенклатурную позицию, если при этом разные бухгалтеры (или один и тот же бухгалтер) используют разные записи, в базе возникает путаница. Такой ситуации следует избегать.

Для того, чтобы создать новый элемент справочника, можно либо воспользоваться кнопкой Создать в форме списка справочника, либо, если новый элемент справочника очень похож на один из существующих элементов, выделить существующий элемент и выполнить команду Все действия > Скопировать , или выполнить такую же команду контекстного меню элемента, вызываемого щелчком правой кнопкой мыши.

На рис. 2.35. показан скопированный элемент справочника «Какао порошок».

Рис. 2.35. Скопированный элемент справочника «Какао порошок»

Рис. 2.36. Новый элемент справочника, отличающийся от существующего лишь кодом

Обратите внимание на то, что реквизит Код не заполнен. Код будет назначен автоматически при записи справочника (кнопка Записать и закрыть или Записать объект ). Если мы сейчас, ничего не меняя, нажмём на кнопку Записать и закрыть , будет создан новый элемент справочника, который отличается от существующего лишь кодом, рис. 2.36.

Наличие подобных элементов и приводит к ошибочному использованию разных элементов в разных документах. Ненужные элементы справочников (это относится и к другим объектам), можно удалять. Процедура удаления выполняется в несколько этапов. Это нужно для того, чтобы удаление объектов не привело к образованию так называемых «пустых ссылок» в других объектах. Если мы использовали некий элемент справочника при заполнении какого-то документа, это означает, что в документе имеется ссылка на данный элемент справочника. Она используется, например, при построении отчётов, где нужно сгруппировать данные по некоторому элементу справочника. Удаление элемента справочника без учета того, что на него имеются ссылки в других объектах, приведет к неправильной работе системы.

Для того чтобы удалить ненужный элемент справочника, нужно выделить его в списке и выполнить для него команду Пометить на удаление / Снять пометку (из контекстного меню элемента или из меню Все действия ). Если элемент был помечен на удаление ошибочно, той же командой можно снять пометку на удаление. Сейчас мы пометили на удаление (рис. 2.37.) элемент справочника «Какао порошок», который уже присутствовал в базе. Он использовался при заполнении документов, это позволит нам увидеть, как система реагирует на такую ситуацию.

Теперь нам нужно выполнить процедуру удаления помеченных объектов. Для этого перейдем в раздел Администрирование , в Панели действий нажмём на кнопку с треугольником в группе команд Сервис и выберем команду Удаление помеченных объектов , рис. 2.38.

Рис. 2.37. Элемент справочника, помеченный на удаление

Рис. 2.38. Команда удаления помеченных объектов

Обратите внимание на то, что сейчас мы работаем с базой, используя учетную запись администратора. Если вы работаете в базе, используя учетную запись бухгалтера (права которой администратор системы соответствующим образом настроил), вполне вероятно, что вам эта команда будет недоступна.

После выполнения команды вы увидите окно, рис. 2.39., где нужно выбрать режим удаления. Мы хотим удалить все помеченные объекты, которые можно удалить, поэтому используем вариант Автоматическое удаление всех отмеченных объектов и нажмем на кнопку Удалить .

Рис. 2.39. Окно удаления помеченных объектов

Некоторое время, зависящее от размеров базы и быстродействия вашего компьютера, займёт операция поиска и удаления помеченных объектов, после чего мы увидим сообщение, рис. 2.40., говорящее о том, что объекты не удалены для сохранения целостности информационной базы. Если бы на удаление было помечено несколько объектов и некоторые из них можно было бы удалить, система сделала бы это, и так же сообщила бы о том, что некоторые объекты не удалены.

Рис. 2.40. Объект, помеченный на удаление, не удалён

Нажмём в этом окне на кнопку ОК – будет открыт список объектов, которые не удалось удалить, рис. 2.41. В нашем случае это всего один элемент справочника, похожим образом выглядит работа с несколькими объектами. В списке можно просмотреть состав объектов, которые мешают удалению ненужного элемента, двойным щелчком по объекту можно перейти к форме его редактирования и выбрать там нужный элемент справочника вместо того, который мы хотим удалить.

Для удобства проведения этой операции можно заранее изменить краткое наименование удаляемого объекта (в форме редактирования его свойств, которую можно вызвать двойным щелчком по элементу в списке), например, чтобы в его начале было слово «Удалить», после чего при редактировании форм других объектов будет сразу видно, какой именно элемент в них используется. Ведь, например, и в одной и той же табличной части вполне можно ошибочно использовать разные элементы справочника, имеющие одно и то же наименование.

Рис. 2.41. Список объектов, мешающих удалению ненужного элемента

Переходить к правке объектов, имеющих ссылки на удаляемый элемент, можно прямо из окна Удаление помеченных объектов . После того, как все ссылки на ненужный элемент будут заменены ссылками на элемент, который необходимо оставить, операция удаления пройдёт успешно.

В нашем случае, напомним, намеренно помечен на удаление элемент, который используется в базе и который мы удалять не собираемся. В списке (рис. 2.37.) имеется и по-настоящему ненужный элемент – «Какао порошок», созданный копированием. Перейдем в форму списка справочника Номенклатура , отменим пометку на удаление исходного элемента «Какао порошок», пометим на удаление только что созданный элемент и снова выполним команду удаления помеченных объектов. На этот раз, рис. 2.42., система сообщит нам об успешно проведенной операции.

Рис. 2.42. Ненужный элемент удалён успешно

Обычно на практике, если нужно избавиться от дублирующих друг друга элементов справочников, поступают следующим образом. Помечают один из них на удаление (так же его могут, для удобства, переименовать) и выполняют операцию удаления помеченных объектов. Если ссылки на этот объект есть в других объектах, система не даёт его удалить и выводит после анализа базы отчёт, сверяясь с которым, можно исправить документы, заменив в них ссылки на «лишний» элемент справочника ссылками на тот элемент, который нужно оставить. После этого снова выполняют операцию удаления помеченных объектов, если на ненужный элемент в базе больше нет ссылок – он будет удалён. Если где-то ссылки остались – повторяется операция поиска ссылок на этот элемент и процедура удаления запускается еще раз. Работа по удалению дублей объектов может быть достаточно длительной, в зависимости от размеров базы и количества ошибочных использований объектов, поэтому рекомендуется заполнять базу, не создавая подобных ситуаций.

Обратите внимание на то, что в левой части формы элемента справочника (например, на рис. 2.34.) имеется группа команд Перейти . С её помощью можно быстро перейти к различным объектам (например, регистрам и справочникам), имеющим отношение к редактируемому элементу справочника. Например, при переходе по ссылке Цены номенклатуры открывается окно регистра сведений Цены номенклатуры , рис. 2.43.

Рис. 2.43. Регистр сведений Цены номенклатуры

Записи регистра отобраны, во-первых – по просматриваемой номенклатурной позиции, во-вторых – они приведены по состоянию на дату, указанную в верхней части окна.

Записи в данный регистр вносятся с помощью документа Установка цен номенклатуры . Цены на определенную дату можно установить и вводя их вручную в соответствующие поля, после нажатия на кнопку Записать цены будет автоматически сформирован соответствующий документ.

Регистр Цены номенклатуры позволяет автоматизировать заполнение документов, связанных, например, с приобретением или продажей товаров и материалов. Обратите внимание на то, что в регистре представлены различные типы цен. Если в заполняемом документе выбран один из типов цен, по которому в регистре есть сведения о цене номенклатурных позиций, операции с которыми отражает документ, эти цены будут автоматически подставлены в соответствующие поля.В ходе ведения учета в 1С: Бухгалтерии справочники обычно заполняются вручную, как правило – в процессе работы. Некоторые справочники (например, Банки ), можно заполнить в автоматическом режиме, загрузив данные о банках из файла с классификатором банков или воспользовавшись загрузкой информации из интернета.

Отчеты и обработки

Итоговую информацию в 1С: Бухгалтерии принято получать с помощью отчетов. В системе имеется большое количество стандартных отчетов, как правило, их достаточно для практической работы. Существует, кроме того, возможность использования внешних отчетов.

Обработки предназначены для автоматизации выполнения каких-либо трудоемких операций, операций, требующих выполнения правильных последовательностей действий.

В сущности, обработка – это небольшая программа, которая дополняет возможности других объектов. Например, с помощью обработки Помощник ввода начальных остатков можно автоматизировать труд по вводу начальных остатков по счетам бухгалтерского учета, обработка Загрузка курсов валют позволяет автоматизировать заполнение регистра, содержащего сведения о курсах валют. Обработка Обновление конфигурации предназначена для автоматизации обновления конфигурации. Уже знакомая вам команда удаления помеченных объектов – это обработка Удаление помеченных объектов .

Выводы

Подведем итоги вышеизложенного материала, касающиеся общего порядка работы системы. Ядром учетной системы является План счетов , тесно связанный с Регистром бухгалтерии и применяемый при формировании бухгалтерских записей. План счетов и регистр бухгалтерии используют для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Информация о хозяйственных операциях вводится в 1С: Бухгалтерию с помощью Документов . При вводе в качестве вспомогательных объектов используются Справочники . Из документов информация попадает в Регистры , в частности, в Регистр бухгалтерии , в Регистры накопления , Регистры сведений . Для получения итоговой информации, различных отчетов используются Отчеты . Если выразить вышесказанное еще короче, мы получим следующую последовательность: Документы – Регистры – Отчеты .