Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях

§ 3. Деловые мероприятия: презентации, конференции, приемы

В деловом мире многие моменты являются официальными, даже встречи между давними партнерами. Конечно, рабочие переговоры по текущим вопросам носят менее официальный характер по сравнению, например, с подписанием договоров по долгосрочным и крупнобюджетным проектам.

Время и повод – формальные признаки деловых мероприятий

Формат мероприятия определяется временем его проведения и поводом!

I. Время

• С 9 до 17 часов - дневное рабочее время, время деловых встреч и переговоров, некоторых официальных приемов.

• С 17 до 20 часов - переходное время, в которое обычно проводятся торжественные открытия конференций, разнообразные презентации, другие мероприятия разной степени формальности, а также «прелюдии» к официальным вечерним событиям - как пространство для неформального общения.

• После 20 часов - вечерние мероприятия, и к ним, если они носят официальный характер, нужно относиться особенно внимательно.

II. Поводы для официальных деловых мероприятий могут быть весьма разнообразными, например:

• вступление в должность;

• презентации новых проектов, продуктов, открытий и т. п.;

• завершение крупных проектов;

• удачное завершение деловых переговоров;

• уход на пенсию прежнего руководителя и многое другое.

10 правил организации презентаций

I. Презентация– это способ проведения официального делового мероприятия, но не прием. Ее суть -представление широкой общественности и партнерам своей фирмы или продукта, нового офиса или же очередного достижения компании.

II. Цели проведения презентации сугубо прагматичны– это развитие бизнеса, расширение круга партнеров, клиентов и т. п.

III. Для проведения презентации обязателен повод, который выбирают соответственно целям. Поводом могут служить: открытие нового офиса, ремонт старого, юбилеи, новые продукты и технологии и др.

IV. Для оповещения гостей о предстоящей презентации, времени и месте ее проведения, о ее теме используют письменные приглашения. Это - требование делового этикета.

V. Самая удобная форма– отпечатанные приглашения с просьбой подтвердить присутствие, так можно заранее узнать количество гостей.

VI. Официальная часть презентации длится не более 30—40 минут.

VII. Выступления должны соответствовать цели и теме презентации. Желательно сопроводить их демонстрацией образцов, фото- и видеоматериалов, слайдов и диаграмм.

VIII. После официальной части обязательно выделяют время для свободного общения участников, установления новых знакомств и контактов (незаменимый помощник - визитная карточка).

IX. В зависимости от ситуации и торжественности повода после официальной части презентации может быть организован какой-либо прием ^[18] («кофе-брейк», «фуршет», «бокал шампанского» или «коктейль»).

X. В особо торжественных случаях презентации завершают самыми респектабельными видами приемов - «официальным обедом» или «официальным ужином».

NOTA BENE

Ранее формат презентации использовался исключительно в научной сфере и в бизнес-процессах. Сейчас этот способ - представление общественности некоего продукта - активно используется и в светской жизни.

Например, это может быть презентация новой книги, фильма, картины, коллекции (справедливости ради надо отметить, что проводится она с той же определенной бизнес-задачей: обеспечить коммерческий успех новинки).

Конференции, посвященные научным (политическим, социальным) вопросам, своими формальными признаками сходны с презентациями:

• определен способ проведения официального делового мероприятия;

• имеется цель - представление достижений, их обсуждение, обмен информацией;

• имеется повод - заявленная к дискуссии тема;

• имеются приглашения или заявки к участию;

• проводится официальная часть;

• проводится торжественное завершение, прием.

Международная конференция - это свара с повесткой дня и протоколом.

Луи Террнуар

Виды приемов, сопровождающих деловые мероприятия

I. «Кофе-брейк» (русскоязычный вариант - «кофе-пауза» или «чайная пауза»)

Это также деловое рабочее мероприятие - небольшой перерыв в работе конференций (семинаров, симпозиумов), во время деловых переговоров. Дает возможность непротокольного общения.

Форма одежды - деловая повседневная.

Для организации приема «кофе-брейк» существуют три варианта.

1) К столу переговоров подают кофе, чай, воду и несложные закуски (с помощью подносов или сервировочного столика). Этот вариант допустим только в рабочем формате! Бумаги следует убрать со стола.

2) В отдельном помещении предлагают чай-кофе и различные закуски. Если участники приема едят стоя и общаются в неофициальном ключе, уместно использовать систему самообслуживания, так называемый «шведский стол».

• Столы под белой скатертью размещены так, чтобы были доступны все приборы и блюда.

• Принцип сервировки раздаточного стола: «по кругу» - от приборов и салфеток человек переходит к закускам и горячим блюдам, далее к напиткам, что дает возможность не толкаться и не мешать друг другу.

• Не размещают еду и приборы случайным образом, хаотично.

• Угощающимся недопустимо нарушать очередность приборы—еда—напитки.

• При желании к раздаточному столу можно подходить неоднократно: лучше брать дополнительные порции, чем сразу взять лишнее!

3). В отдельном помещении, в респектабельной обстановке гостей рассаживают за накрытые столы, места для участников обычно определены заранее, обслуживают их официанты.

Вода и соки присутствуют всегда!

II. «Ланч» (второй завтрак)

Деловой прием с рабочими целями ^[19] и задачами, устраивается для коллег и партнеров в промежутке между 12 и 13 часами.

• Поводы могут быть разными - предварительное деловое знакомство, те или иные переговоры. Либо же по личному торжественному поводу можно пригласить на ланч знакомых по работе людей - на день рождения, вручение премии и др., в таких случаях приветствуются отпечатанные приглашения.