Компьютер для секретаря и офис-менеджера

 

При создании такой таблицы были применены следующие приемы ее редактирования:

• обрамление ячеек инструментом Границы с использованием команды Формат Ячейка Граница;

• выравнивание текста в ячейке кнопкой По центру;

• в ячейках, содержащих цены, командой Формат Ячейки Вкладка-Число Числовые форматы Денежный установлен денежный формат числа;

• в поле Сальдо вставлены формулы для подсчетов количества остатка.

Шаг 2. Создание формы

Заполнение созданной выше таблицы можно продолжить в режиме формы. Для этого выделите таблицу без верхней строки заголовка, но при этом обязательно захватите нижнюю незаполненную строку. Выполните команду Данные Список Создать список, а затем команду Данные Форма. Вы получите форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окна редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Теперь вы имеете свою таблицу в форме отдельных карточек-записей (каждая из которых представляет строку таблицы) – рис. 4.13.

Рис. 4.13. Пример формы, созданной из списка.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Далее и Назад, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных.

Встаньте на последнюю (пустую) запись и заполните ее новыми данными. Нажмите кнопку Добавить – данные из формы будут добавлены в исходную таблицу. Таким образом, как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице. Как видно, заполнять таблицу в режиме формы довольно удобно.

Для завершения работы с формой нажмите кнопку Закрыть.

Шаг 3. Выбор данных из таблицы по определенному условию

Предположим, что вы заполнили таблицу товаров и вам захотелось иметь список товаров, упорядоченный по ценам – от самых дешевых до самых дорогостоящих товаров. Для сортировки столбца 4, то есть столбца Цена, проделайте следующее:

• выделите таблицу без заголовка и выполните команду Данные Сортировка;

• в раскрывающемся списке Сортировать по выберите Столбец 4 и установите переключатель в положение По возрастанию;

• после нажатия кнопки OK все цены в столбце 4 будут упорядочены по возрастанию.

Если, например, вы захотите отсортировать список товаров в столбце 2 (Наименование товара) по алфавиту, то выберите столбец 2 и установите переключатель в положение По возрастанию. В результате выполнения команды вы получите весь список товаров, расположенный по алфавиту.

Шаг 4. Фильтрация данных

Предположим, что вам хотелось бы знать, какой товар продан полностью и требует его повторной закупки. Чтобы получить такой список необходимо отфильтровать данные, для чего следует выделить таблицу и выполнить команду Данные Фильтр Автофильтр. Попробуйте выполнить это задание самостоятельно.

Подготовка графиков и диаграмм

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Для изучения процесса создания в программе Excel графиков и диаграмм подготовим упрощенную ведомость на выдачу заработной платы. Для выполнения примера нам понадобятся два листа: Лист 1 – сведения о начислениях по зарплате и Лист 2 – диаграмма начислений по зарплате. Лист 3, создаваемый в программе по умолчанию, мы удалим командой Правка Удалить лист.

Совет.

Если вам потребуется лист не удалить, а добавить, то воспользуйтесь командой Вставка > Лист.

Примерный вид таблицы для построения диаграммы показан на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Исходные данные для диаграммы.

Если удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно одновременно выделять ячейки в разных местах таблицы и построить диаграмму не по всем данным таблицы, а только по выбранным таким образом данным.

Выделите заполненные данными ячейки таблицы, относящиеся к столбцам 3–5 и выполните команду Вставка Диаграмма – на экране появится Мастер диаграмм.

Передвигаясь по шагам с Мастером диаграмм, выберите тип диаграммы (например, объемный вариант разрезанной круговой диаграммы). В диапазоне данных остановитесь на рядах в строках, введите название диаграммы (например, Расчет зарплаты), а затем поместите диаграмму на отдельном листе.

В заключение щелкните правой кнопкой мыши и выполните команду Формат рядов данных, затем на вкладке Подписи данных установите переключатель Доли.

Конечный вид диаграммы показан на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Диаграмма построена.

Резюме

В главе описана автоматизация делопроизводства посредством работы с электронными таблицами, приведены практические примеры построения графиков и диаграмм на основе таблиц данных. Разумеется, небольшой объем главы не позволяет полностью раскрыть все возможности электронных таблиц, и для углубления знаний читателю потребуется дополнительная самостоятельная работа по теме.

Глава 5
Использование электронной почты и Интернета. Антивирусы и архиваторы

В этой главе рассказано о том, как искать информацию в Интернете, как отправлять и получать электронные письма, а также приведены основные сведения о работе в Интернете при помощи браузера Microsoft Internet Explorer 6. В конце главы будет рассказано о компьютерных вирусах, об упаковке информации архиваторами, а также приведен краткий обзор полезных программ для работы в Сети.

Что такое Интернет?

Связанные между собой аппаратно и программно компьютеры образуют компьютерные сети, которые принято подразделять на локальные (в пределах помещения или здания) и глобальные (в пределах городов и стран). В первом случае слово «сеть» принято писать с маленькой буквы, а во втором «Сеть» пишется с заглавной буквы и является синонимом слова «Интернет».

Новый термин.

Интернет (Internet) – глобальное сообщество компьютеров, соединенных между собой и способных обмениваться данными. Интернет не является коммерческой организацией и никому не принадлежит.

Для того чтобы начать работать в Сети, необходимо оплатить услуги провайдера – организации, предоставляющей возможность подключения к Интернету, а из оборудования вам потребуется модем (при коммутируемом соединении) или сетевая карта (при использовании выделенного канала).

Новый термин.

Модем является устройством, обеспечивающим преобразование цифровой информации компьютера в сигналы, передаваемые по обычной телефонной линии.

Службы Интернета

Под службами Интернета обычно понимают те виды услуг, которые оказываются компьютерами, входящими в Сеть:

• World Wide Web (Всемирная паутина) – служба браузеров – программ, предназначенных для просмотра гипертекстовых документов. Эти документы содержат гиперссылки и могут включать в себя текст, графику, звук и видео;