Компьютер для секретаря и офис-менеджера

Примечание.

В данном примере в качестве рисунков телефонов были использованы символы шрифта Wingdings, вставленные командой Вставка Символ (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Окно Символ.

Шаг 3. Добавление рисунка (рисунок)

Выполните команду Вставка Рисунок Из файла и добавьте в визитку рисунок.

Один из возможных вариантов готовой визитки показан на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Визитная карточка.

Шаг 4. Распечатка готового документа (печать)

Командой Таблица Выделить Таблица, а затем Правка Копировать и Правка Вставить ячейки растиражируйте вашу визитную карточку в пределах листа формата А4.

С помощью команды Файл Предварительный просмотр посмотрите, как будет выглядеть распечатанная визитка на листе А4 (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Окно просмотра документа перед печатью.

Выполните команду Файл Печать для распечатки визитки, а затем команду Файл Сохранить как для сохранения готовой визитки на диск.

Резюме

В главе были описаны основные приемы работы в MS Word XP 2003, которые будут вам необходимы в дальнейшей работе с документами. Все многообразие ваших действий в MS Word можно разделить всего на три направления: работа с текстом, работа с рисунком и работа с таблицей. Из-за ограниченного объема книги у автора нет возможности описать текстовый редактор более детально. При возникновении затруднений обращайтесь к встроенной справке MS Word или специальной литературе.

Глава 4
Создание на компьютере графиков и диаграмм. Электронные таблицы MS Excel 2003

Что такое Excel? Назначение электронных таблиц

Персональные компьютеры служат для автоматизации выполнения рутинных операций, поэтому их появление способствовало практической реализации электронных таблиц: пользователю дается возможность размещать данные в таблице на экране монитора, являющейся аналогом таблицы на бумаге, а также использовать набор операций для их обработки, предоставляемых соответствующими программными средствами. Такие программы общего назначения обычно называются электронными таблицами, или табличными процессорами. Они являются универсальными средствами для автоматизации расчетов больших объемов табличных данных, позволяют уменьшить затраты времени и упростить обработку данных. С помощью электронных таблиц можно строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Электронная таблица создается и хранится в памяти компьютера, в дальнейшем ее можно изменять, просматривать, сохранять на магнитном носителе, а также выводить ее твердую копию (распечатывать на бумаге с помощью принтера). На экране дисплея электронная таблица отображается в виде двумерного массива (матрицы), состоящего из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки (клетки).

В настоящее время среди электронных таблиц наиболее популярен разработанный корпорацией Microsoft для операционной системы Windows табличный процессор Excel. Среди прочих подобных программных продуктов этот пакет выделяется удобным графическим интерфейсом и возможностью взаимодействия с другими продуктами Microsoft Office. Функциональные возможности этого пакета позволяют активно его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданной в табличном виде.

Введение в тему. Базовые термины

Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга, которая представляет собой отдельный файл с произвольным именем и расширением XLS.

В каждом таком файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Рабочий лист представляет собой матрицу, состоящую из 256 столбцов и 16 384 строк, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. В рабочей книге по умолчанию создается несколько рабочих листов (обычно 3), на которых можно размещать таблицы и диаграммы. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Имена листов отображаются на ярлычках (корешках) в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Пользователю предоставляется возможность изменять количество рабочих листов в книге – вставлять новые, удалять и даже изменять их названия.

В электронных таблицах столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С…, AA, AB…, IY), расположенными в заголовочной части таблицы, а строки обозначаются числами (1, 2, 3…, 16 384), расположенными в первой колонке. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. В любую ячейку можно ввести исходные данные – число или текст, а также формулу для расчета производной информации.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, Al, F5, С4 и т. д.).

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием, например блок B1:C3 включает в себя ячейки B1, B2, B3, C1, C2, CЗ. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т. п.

Пользовательский интерфейс Excel 2003

После запуска программы Excel на экране появляется окно, состоящее из стандартных элементов приложений Office: строки заголовка, строки меню, панелей инструментов (пиктографического меню), окна документа, полос прокрутки, строки состояния (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Интерфейс.

Среди стандартных элементов интерфейса есть и специфичные, присущие только этой программе:

• Строка формул, в которой можно набирать и редактировать данные и формулы, вводимые в ячейку;

• Строка с ярлычками листов позволяющая переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги;

• другие элементы (мы рассмотрим их далее).

Выделение диапазона ячеек и листов

Чтобы сослаться на диапазон ячеек (например, на группу ячеек в строке), можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячеек в диапазоне. Выделять можно смежные (например, Е3:Е8) и несмежные (например, А3:С9) диапазоны.

Диапазон из нескольких смежных листов можно выделить следующим образом:

1) щелкнуть на ярлычке первого входящего в диапазон листа;

2) нажав клавишу Shift, щелкнуть на ярлычке последнего листа диапазона.

Диапазон смежных ячеек выделяется аналогично. Для тренировки выделите, например, диапазон E3:E9.

Для того чтобы выделить несколько несмежных диапазонов ячеек, нужно:

1) выделить первый диапазон ячеек;

2) при нажатой клавише Ctrl щелкнуть мышью на первой ячейке, которая будет входить в следующий диапазон ячеек, и протащить указатель мыши через все ячейки второго диапазона.