Микроменеджмент

Если это возможно, старайтесь решать конкретные вопросы с конкретными людьми, чтобы не надо было лишний раз организовывать официальное совещание.

Четко определяйте для себя ожидания начальника

Как уже отмечалось ранее, ожидания микроменеджера часто меняются. Это приводит к путанице. А путаница и есть одна из главных причин появления микроменеджмента.

Существует несколько способов добиться от него относительной четкости в том, что конкретно он от вас в итоге хочет получить.

Определите приоритеты

После каждого разговора с микроменеджером у вас должно складываться четкое представление об установках и первоочередных задачах. Многие для удобства пользуются условными обозначениями – цифрами, цветом или словами. У всех должно быть единое понимание данных символов.

Символ «1», красный цвет или слова «первоочередная задача» означают: «Выполнить это задание, прежде чем сделать следующий вдох».

Символ «2», зеленый цвет или слова «несрочное задание» означают, что это может подождать, поскольку есть небольшой запас времени.

Символ «3», голубой цвет или слова «долгосрочное задание» означают, что можно не торопиться, так как крайний срок наступит через месяц или еще позже.

Поскольку вам все-таки необходим «следующий вдох», то к тому, что обозначено символом «1», красным цветом или словами «первоочередная задача», надо приступить немедленно. Все, что отмечено зеленым или голубым цветом, также является важным, но не приоритетным на данный момент. Прежде чем приступить к решению этих задач, можно заняться другими, еще более важными делами.

Еще один прием – в конце разговора попросить микроменеджера обозначить приоритеты и указать очередность выполнения задач. Например.

Вы сейчас обозначили четыре задачи. Как бы вы их расположили в порядке значимости и срочности?

Какое из этих трех заданий должно быть выполнено первым, а какое – последним?

Из всего перечисленного что не требует немедленного выполнения?

Следите за изменением приоритетов и сроков

Приоритеты и сроки всегда сдвигаются. То, что было № 1, становится № 2 и наоборот, в зависимости от конъюнктуры. Вам нужно научиться распознавать эти изменения.

Вы должны при каждом удобном случае интересоваться у руководителя: «Нет никаких изменений? Порядок и сроки остаются прежними?» Не ждите, когда он сам сообщит вам об изменениях. Обращайтесь к нему с подобными вопросами по нескольку раз в день. Неважно, формальный разговор или нет, никогда не мешает сказать волшебные слова: «Нет никаких изменений? Порядок и сроки остаются прежними?»

Когда приоритеты и сроки меняются, а это обязательно происходит, постарайтесь выяснить, как это может отразиться на остальных делах, за которые вы отвечаете. Пригласите микроменеджера поучаствовать в составлении вашего плана работы.

Я вижу, что приоритеты поменялись. Что мне предпринять, чтобы побыстрее справиться с новым заданием?

Раз это уже не так важно, к чему мне лучше теперь приступить?

Я отложу дела, чтобы заняться этим. Учтите, что вся другая работа будет временно приостановлена.

Определитесь с критериями успеха

Как мы уже не раз убеждались, очень трудно соответствовать ожиданиям, которые неизвестны. Помогите менеджеру определить и ясно сформулировать свои требования. Как правило, у вашего начальника нет желания специально оградить вас от информации, просто зачастую он сам не до конца понимает, чего хочет. Очень важно помочь микроменеджеру определить критерии, по которым он будет оценивать результат. Ясное понимание критериев – вот ключ к тому, чтобы выполненная работа соответствовала ожиданиям.

Задайте микроменеджеру следующие вопросы. Ответы на них могут вам помочь.

По каким критериям вы будете оценивать результат работы?

Помогите мне понять, что будет считаться успешным результатом?

Назовите мне три критерия, по которым вы будете

Оценивать результат, из них два – очень важных и один – самый важный.

В прошлый раз, когда мы делали похожую работу, самым важным было_________. сейчас аналогичный случай?

Я понимаю, что важны все три компонента, но какой из трех все-таки наиболее важен – время, деньги или качество?

Ведите протокол ваших разговоров

Если это не запрещается, то конспективно фиксируйте все, о чем шла речь во время ваших разговоров с микроменеджером и ненавязчиво напоминайте ему об этом, скажем, в виде сообщений по электронной почте. Начинаться такие сообщения могут следующим образом.

Здесь отражено мое понимание того, что я должен сделать.

Вот краткий итог нашей с вами беседы.

Это краткое изложение того, как я понимаю нашу задачу.

Проверьте, правильно ли я понял ваши рекомендации.

Для того чтобы избежать недопонимания, лучше документировать все, что только можно. Постарайтесь ликвидировать как можно больше пробелов в своем преставлении об ожиданиях, приоритетах и сроках выполнения работы. Если все это будет зафиксировано вами в виде своего рода протокола, то микроменеджеру вносить изменения будет уже значительно труднее (хотя и по-прежнему возможно) в ходе работы.

Совершенно очевидно, что информация играет ключевую роль в отношениях с микроменеджером. Охотьтесь за ней, предоставляйте ее, берите информационную инициативу в свои руки.

Самостоятельность / согласование / решения

При общении с микроменеджером ваша цель – сократить количество решений, требующих обязательного с ним согласования, чтобы выйти на тот уровень самостоятельности, который соответствует вашей должности. Конечно, вам не удастся полностью избавиться от необходимости получать одобрение начальника своих шагов, и ваша самостоятельность в принятии решений не будет абсолютной (вряд ли вам это понравилось). Но ситуация может стать частично контролируемой, то есть у вас появится возможность что-то менять и влиять на результат. Приведем несколько полезных приемов.