Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Как проинформировать всех о решении?

Младшего лейтенанта Хиру Онода обнаружили на филиппинском острове Лубанг в 1972 г. Хиру Онода все еще находился в состоянии войны с США. Это произошло потому, что никто ему не сообщил о капитуляции Японии в 1945-м. Думаю, он сильно удивился. И вы, пожалуй, тоже неслабо удивитесь, если узнаете о важном решении слишком поздно.

Японская армия сбрасывала листовки в 1945 г. и еще раз в 1950-х, но лейтенант Онода не читал первые и не поверил вторым. Если бы изобрели к тому времени электронную почту, то сообщения были бы прямиком отправлены в папку для спама. Это отличное напоминание о том, что важные решения должны быть быстро и эффективно переданы всем. И необходимо проверить получение.

Если этого не происходит, тогда решения будут, скорее всего, бесконечно заново обсуждаться, потому что люди просто не знают, что было решено. Если вы ограничите доступ к встречам для принятия решения, возможно, это повысит продуктивность. Но обязательно сообщите сотрудникам о том, что происходит за закрытыми дверьми. И не по электронной почте. Если решение затрагивает всех, то не только до собрания, но и после него нужно проводить двусторонние встречи, чтобы каждый понял, какое решение было принято и как это отразится на нем лично.

Как проследить за выполнением решения?

Решение, как табуретка, стоит на трех ногах. Подготовить. Принять. И, приняв, убедиться, что оно выполняется. Если исполнение решения не отслеживается, у табуретки отваливается третья ножка и все сооружение рушится вместе с вами.

После принятия решения имеет смысл следующую встречу начать с вопроса:

«Наше решение уже осуществляется? А если нет, то почему?»

Еще важно подумать над уже принятыми решениями и задать самому себе вопрос:

«А было ли это решение хорошим?»

Как говорит мудрый Питер Друкер, «проверять результаты решений и сравнивать их с ожиданиями очень полезно, потому что это показывает, насколько они были удачны, где их нужно было улучшить, где сказался недостаток знаний или информации».

Я советую клиентам выделить на встречах пункт «в этот час год назад», чтобы оглянуться на прошедшие 52 недели и посмотреть, насколько удачными или неудачными оказались прежние решения. Это может быть очень поучительно!

Инновационная встреча «Снова тушеный мамонт?»

Человеческие существа изобретают всякую всячину. Наконечники для стрел, моторы, интернеты, поглощающие запах стельки.

Сейчас считается, что современный человек вытеснил неандертальцев, несмотря на их лучшую физическую форму, потому что наши предки были умнее. Когда неандертальцы съедали свою порцию мамонта, они заваливались спать. В это время наши предки свежевали несчастное животное и вынимали из него кости, чтобы добыть сырье для одежды, жилища и домашней мебели. Их умение придумывать что-то новое стало причиной нашего существования. Творим и изобретаем – вот что мы делаем. Мы можем заниматься этим в одиночку: образ (пусть и несколько голливудский) художника-отшельника, который дни и ночи трудится в своем подвале, стремясь создать шедевр, весьма популярен в современном обществе. Но создание чего-либо – это чаще коллективное дело. У величайших художников были их музы, у величайших драматургов были актеры, чтобы на них опробовать идеи, и мне хочется думать, что величайшие писатели плюхались в кровать и надоедали партнерам своей писаниной. А услышали мы бы про Архимеда, если бы г-жа А не наполнила ему ванну? Мы этого никогда не узнаем. Итак, инновационные встречи.

Зачем нужны инновационные встречи?

На инновационной встрече коллектив вместе создает идеи, которые ни один из участников самостоятельно бы не придумал. На хорошей встрече не вы рождаете идеи, а идеи рождаются сами.

Как я уже говорил выше, когда я не работаю в бизнесе, я работаю на сцене в качестве импровизатора. Труппа Impropera делает оперы из ничего. Никто из нас не знает сюжета, слов или музыки, все происходит спонтанно, когда исполнитель предлагает идею, а остальные ее принимают и строят что-то из этой идеи. Конечный результат – мы все принимали участие, но никто из нас не больше других. Когда заканчивается очередное импровизированное шоу, я чувствую, не то, что я хорошо спел, но что мы хорошо спели.

На нормальных деловых встречах все происходит немного по-другому – никому не воткнут шпатель в сердце, – но по-настоящему удачные инновационные встречи выглядят похоже. Великие идеи вырастают из зерна, посеянного другими. Потихонечку нечто туманное оформляется в потенциальную инновацию. Компания Pixar, для которой творчество – основа бизнеса, в курсе, как мощно работает коллективная изобретательность. Вот что говорит Эндрю Стэнтон, режиссер мультимиллионного хита «В поисках Немо»:

«Единственное, что делает фильм успешным – это переписывать, переписывать, переписывать. Значительную часть переписывания выполняет не сценарист за компьютером, а департамент сюжетов. Эти ребята сидят в одной комнате с тобой почти два года, выдают идеи, критикуют твои, чертят сюжетные схемы, развешивая их по стенам, адаптируют и переносят отснятое на бобину в редакционном отделе. Это грязный, неаккуратный, чудесный процесс».

Если коллективная изобретательность работает как надо, никто не будет выделяться, – но проследите, чтобы все обсудили и опробовали новую идею. Обычно наш индивидуальный разум играет в догонялки, пытаясь понять, что же происходит. Вот в чем смысл, по моему мнению: если инновационная встреча хорошо организована, включается более быстродействующий механизм, чем отдельный разум.

Кто присутствует на инновационной встрече?

На встречах такого типа нет ограничений по количеству участников. Я устраивал массовые мозговые штурмы – я называю их «Идейной пургой», – собирая до 1500 человек. Но зачастую хватает трех-четырех человек, которые сидят за столиком и пишут что-то на клочках бумаги. И, между прочим, после них меньше уборки.

Вопрос в том, какие ресурсы изобретательности нужно пустить в ход и как много времени вы готовы потратить на разбор вариантов и уборку мусора после мероприятия.

Обязательно подключайте людей, которые не считают себя «креативными». Возможно, они придумают самую лучшую идею.

Где провести инновационную встречу?

Ключевые слова: Ломать и Стимулировать.

Ломать

Люди – и организации, которые они создают, – могут стать рутинными, если вы им позволите. Изобретения и Рутина не идут в паре. Как говорит Кевин Келли, гуру креативности «равновесие – смерть!». Потому, когда вы устраиваете встречу для изобретений, нужно сделать так, чтобы она ломала все стереотипы и шаблоны.

Необязательно всем коллективом отправляться на Барбадос. Но смена обстановки, может, даже помещения, сыграет вам на руку. Вместо стульев в деловом стиле можно поставить удобные. Выкиньте стол для заседаний, сократите расстояние между людьми. Пусть играет музыка, дует свежий ветер, закажите пиццу.

Стимулировать

Воображение работает на стимулах. Если вы хотите провести удачную инновационную встречу, продумайте стимулы. Для каких-то компаний стимулом являются цветные ручки и бинбэги [41] . Это лишь начало, но у стимуляции много форм. Вот некоторые способы, которые хорошо работают:

41

Разновидность бескаркасной мягкой мебели. – Прим. ред.