Компьютер для секретаря и офис-менеджера
Шрифт:
Глава 3Работа на компьютере с текстом. Подготовка документов в Microsoft Word 2003
Основные возможности и интерфейс MS Word
Microsoft Word – программа, входящая в состав офисного пакета Microsoft Office и предназначенная для работы с различного рода документами. MS Word позволяет работать с большим количеством различных видов документов: документами Microsoft Word (расширение. doc), веб-страницами (гипертекстом) (*.htm, *.html), расширенным текстовым форматом (*.rtf), простым текстом (*.txt) и т. д. Документы MS Word могут включать в себя помимо обычного текста также таблицы,
Microsoft Word может одновременно работать с несколькими документами различного типа. Новые документы создаются на основе так называемых шаблонов (template) – особых документов, предоставляющих специальные средства для оформления итогового документа. Шаблон может содержать следующие элементы: текст, графические элементы, параметры форматирования (атрибуты), одинаковые для всех документов этого типа, стили, элементы автотекста, макросы, меню и сочетания клавиш, панели инструментов. Интерфейс программы показан на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Интерфейс.
Новый термин.
Форматирование – задание определенных параметров для внешнего представления данных. К параметрам форматирования относятся вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание текста или рисунка и др. Они задаются с помощью команд меню, контекстного меню или с помощью кнопок панелей инструментов. Форматирование можно выполнить до или после ввода текста.
Новый термин.
Стиль представляет собой набор параметров форматирования, применяемых к выделенному тексту.
Новый термин.
Макрос – последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.
В MS Word имеется 16 панелей инструментов, которые пользователь может отображать по мере надобности при помощи команды Вид Панели инструментов. Пользователь имеет возможность создавать свои панели инструментов, изменять содержимое панелей: добавлять или удалять кнопки, менять их местоположение. Практически все действия, выполняемые с помощью нажатия кнопок, можно выполнить с помощью команд Главного меню или команд контекстного меню, вызываемого для того или иного объекта.
Ниже приведено назначение наиболее употребляемых кнопок часто применяемых панелей Стандартная (табл. 3.1) и Форматирование (табл. 3.2).
Таблица 3.1. Панель Стандартная
Таблица 3.2. Панель Форматирование
Подготовка документа
Начинать работу над новым документом целесообразно с команды Файл Параметры страницы (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Окно Параметры страницы.
Данная команда позволяет установить следующие параметры:
• размеры полей, представляющие собой пустое пространство возле краев страниц, расстояние до переплета, положение переплета (закладка Поля);
• размеры бумаги и ориентацию листа (вкладка Размер бумаги);
• размещение разделов, виды колонтитулов, нумерацию строк, оформление границ страницы (закладка Источник
бумаги).После установки параметров необходимо для подтверждения своего выбора нажать кнопку OK.
Если же щелкнуть на кнопке По умолчанию, то выбранные параметры будут запомнены и все следующие документы будут создаваться с этими параметрами.
Упражнение 3.1. Предварительная подготовка документа
Проделайте в MS Word работу по предварительной подготовке документа со следующими параметрами:
• командой Файл Параметры страницы Поля установите: поле слева 2,5 см, поле справа 1 см, поле сверху 2 см, поле снизу 3 см, колонтитул сверху 1 см, колонтитул снизу 1 см;
• командой Файл Параметры страницы Размер бумаги установите размер бумаги: А4 (21x29,7 см), ориентация листа – книжная;
• командой Файл Параметры страницы Источник бумаги установите вертикальное выравнивание По верхнему краю;
• команда Формат Шрифт позволяет указать параметры основного шрифта для текущего документа. При этом вкладка Шрифт позволяет выбрать шрифт, начертание, размер, вид подчеркивания, эффекты видоизменения, цвет символов, а вкладка Интервал позволяет указать в процентах масштаб ширины символов, межзнаковый интервал, определить вертикальное смещение символов относительно опорной линии. Для использования выбранных настроек основного шрифта в последующих документах надо нажать кнопку По умолчанию;
• выполните команду Формат Шрифт и установите шрифт: Times New Roman, размер 14 пунктов, начертание – обычное;
• командой Сервис Язык Расстановка переносов настройте автоматический перенос слов.
Набор и редактирование текста
Под редактированием подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ. Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удалению символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete или Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от курсора.
Рассмотрим основные приемы редактирования.
Перемещение по документу
Для прокрутки информации в вертикальном и горизонтальном направлениях предназначены вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки – соответственно. Каждая из полос прокрутки содержит кнопки прокрутки, на которых изображены стрелки, и движок прокрутки. Для перемещения по документу необходимо щелкнуть мышкой на кнопке прокрутки или потащить за движок.
Второй способ перемещения по документу, с помощью оперативных клавиш для перемещения курсора (табл. 3.3).
Таблица 3.3. Перемещение по документу с помощью клавиш
Выделение текста
Для выделения текста можно использовать мышь или клавиатуру. Для выделения мышью:
• слова – дважды щелкните на требуемом слове;
• строки – установите указатель мыши напротив выделяемой строки слева от документа, вне его пределов. Указатель изменит вид на наклонную стрелку белого цвета, указывающую на нужную строку. Нажмите кнопку мыши – строка будет выделена;
• абзаца – установите указатель мыши напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа, вне его пределов и дважды нажмите кнопку мыши;