Самоменеджмент. Практическое руководство
Шрифт:
Тема 2 Использование психотехнологий для эффективного решения проблем
Первоочередная задача менеджеров — это решение проблем.
Решение проблем никогда не бывает простым делом, но соответствующие навыки могут быть в значительной степени развиты в себе. Существуют три возможных пути к достижению этой цели:
✓ Использование систематизированного подхода к решению проблем.
✓ Подбор методов, подходящих к решению разных видов проблем.
✓ Использование людей и ресурсов, которые могли бы помочь в решении проблемы.
Любая процедура, применяемая при решении проблем, тем менее полезна, чем более жестко ее придерживаешься. Поэтому необходимо приспосабливать ваш подход к конкретным проблемам, с которыми вы сталкиваетесь.
Шаг 1. Настройка. Первым делом необходимо оценить, понять и распределить проблемы, выявив, какие конкретно трудности в них имеются. Если данная проблема входит в круг работы группы, ее члены должны понять природу проблемы и решить, как организовать совместную работу для ее успешного решения.
Шаг 2. Цель представляет собой заявление о том, чего один человек или группа намереваются добиться. Цель работы им может быть четко уяснена и принята всеми ее членами, но может быть и так, что цель расплывчата или слишком обща и является предметом разногласий в группе. Она должна быть определена ясно и конкретно, понятна для всех, вовлеченных в работу, еще до ее начала.
Цель в результате столкновения с действительностью может быть определена заново или модифицирована; кроме того, конкретная работа может быть многоцелевой. Общие и слишком широко сформулированные цели можно сделать более конкретными, задавая вопрос «как?»
Шаг 3. Критерий успеха. Полезно знать, как можно измерить удачность ваших действий. Иногда критерий их оценки может включаться в изложение целей. Если же это не так, вам необходимо отыскать способ объективной
✓ Как определить, достигли мы поставленных целей или нет?
✓ Как судить об эффективности совместной работы?
Как только установлен критерий успеха, для рабочей группы становится яснее тот конечный результат, который от них требуется. И, следовательно, для выполнения задачи будут затрачены строго необходимые усилия, время будет использовано наилучшим образом.
Шаг 4. Информация. Связанные с решением проблемы люди могут обладать различными фактами, мнениями, идеями и предубеждениями в отношении этой проблемы. Из-за того что человеческий мозг неспособен удерживать большие объемы информации, в прояснении проблем помогает искусное использование методов сбора и представления данных. Новую информацию можно стремиться получить как внутри группы, так и с помощью специальных исследований. Как только информация собрана, можно приступать к выявлению различных способов действий. Возможные альтернативы должны быть ясно определены для оценки их сильных сторон и слабостей.
Шаг 5. Планирование. Стадия планирования начинается с принятия решения о том, что должно быть сделано. При этом может быть выбрана одна возможность, а другие отбрасываются. Члены рабочих групп должны четко представлять себе общий план и конкретные практические шаги, которые должны быть ими предприняты.
Шаг 6. Действия. На этом этапе начинается практическая работа. Поскольку цели и критерии успеха ясны, все вовлеченные в нее знают, чего им нужно добиться, и они могут вносить разумные изменения в свои планы под влиянием конкретных обстоятельств. Качество результата во многом зависит от качества подготовки.
Шаг 7. Анализ действий для их улучшения. Люди учатся на результатах своих действий. Они учатся, оценивая характеристики успешной работы и пытаясь установить причины неудач. Важно не впасть в пессимизм и подавленность, анализируя их. Без такой обратной связи мало шансов на изменения и развитие — вы будете просто ходить по кругу. Изречение: «на опыте совершенствуешься» будет более точным, если добавить: «…и привыкаешь к постоянному образцу». Так как целью анализа является накопление информации и дополнительной энергии, которые могли бы позволить вам улучшить ваши последние результаты, полезно заканчивать его, формулируя основные направления будущих действий.
Состоящий из приведенных семи шагов, подход к систематизированному решению проблем представляет собой орудие, приспособленное к гибкому применению. На любой стадии можно вернуться на несколько шагов назад и модифицировать представленный образец, так чтобы он лучше соответствовал вашим личным методам работы и конкретной задаче, которую вы решаете.
Как выбрать подходящую для решения проблем методику?
Проблемы отличаются друг от друга. Они могут включать в себя сложное планирование, решение межличностных проблем, эмоциональные стороны, умение убеждать других и управлять собой, навыки урегулирования конфликтов и множество актов принятия решений.
Существуют следующие методы решения проблем:
1. Метод «мозгового штурма». Сущность данного метода состоит в генерации идей участниками творческой группы. Решение по проблеме принимают специалисты. Они выбирают те из выработанных идей, которые стоит реализовать.
2. Метод синектики. Данный метод содержит четыре фазы работы. На первой фазе участники творческой группы обдумывают проблему и пытаются найти ее решение. Свои варианты они фиксируют в рабочих тетрадях. На второй фазе участники группы избирают своего лидера, который подробно излагает свое мнение по решению задачи. На третьей фазе каждый участник излагает свои соображения по поводу возможного способа решения задачи. После этого происходит творческая дискуссия, которая направляется лидером. В процессе дискуссии члены группы достигают согласования различных точек зрения и разрабатывают модель решения задачи. На последней, четвертой, фазе высказанные мнения и модели решения анализируются группой приглашенных специалистов-экспертов. При этом разрешается присутствовать членам творческой группы.
3. Метод дневников. Если решаемая задача настолько сложна, что требует значительного напряжения творческих усилий в течение длительного времени, то создается специальная группа экспертов. Членам группы разрешается работать как коллективно, так и порознь. Каждому участнику группы выдается блокнот, в который ежедневно записываются наблюдения и формулируются выводы по поводу возможного решения задачи. Такая работа выполняется на протяжении одной-двух недель. Результаты этой работы обсуждаются на совместной дискуссии. Если руководитель хочет лично познакомиться с каждым из дневников, то они собираются им для обобщения и формулирования тематики дискуссии на групповом обсуждении проблемы.
4. Метод Гордона. Согласно данному методу руководителю следует обозначить лишь общую проблему перед творческой группой, а собранный в процессе дискуссии материал позволит экспертам сделать более конкретные выводы.
5. Метод Дельфы. Настоящий метод применяется, когда при решении задачи выдвигается и обосновывается ряд альтернатив. На первом этапе участник оценивает каждую альтернативу по субъективному предпочтению в 10-балльной системе оценок. Высшим баллом считается единица. Остальным альтернативам приписываются баллы в иерархической последовательности. Затем анализируются баллы всех участников группы по всем альтернативам и для каждой подсчитывается средняя величина. На втором этапе работы участники сравнивают свои оценки со средними величинами и в 10-балльной системе указывают, в какой степени они совпадают. Затем подсчитывается вторая средняя величина. На третьем этапе перемножаются две средние величины по каждой альтернативе и по результатам определяется наиболее предпочтительная альтернатива, то есть одно мнение. Это будет альтернатива с наименьшей величиной.
6. Метод «635». В пределах одной группы обмен информацией осуществляется в письменном виде. Основные идеи сообщают поочередно членам группы. Каждый добавляет свои мысли по поводу возможного решения проблемы. Обычно в группе принимают участие примерно шесть человек. Каждому участнику творческой группы раздаются специальные бланки, где отражаются 18 идей (6 человек × 3 идеи). После этого у всех шестерых участников бланки содержат уже 108 идей. Для письменного представления основных и дополнительных идей, которые прорабатываются индивидуально каждым участником группы, требуется не так уж много времени — порядка 30 минут. Затем эксперты оценивают предложенные варианты.
Теперь рассмотрим вопрос использования людей и ресурсов для решения проблем.
Руководителям часто приходится работать вместе с другими людьми, чтобы найти решение проблем, и это может осуществляться в нескольких различных формах:
✓ руководитель и подчиненный работают над текущими повседневными проблемами;
✓ коллеги проводят неформальное консультирование;
✓ проходит совещание рабочей группы;
✓ работают комитеты и целевые группы;
✓ привлекаются внешние ресурсы или подрядчики.
Проведенное американскими психологами Дж. Кенджеми и К. Ковальски исследование поведения руководителей высшего звена, успешных топ-менеджеров показало:
✓ эффективный руководитель не нуждается в большом массиве данных, он способен интуитивно выстроить прогноз ситуации, опираясь на свои знания и опыт;
✓ руководитель способен решать несколько проблем одновременно. Решающими здесь являются отказ от излишнего упорства и гибкость мышления;
✓ руководители прислушиваются к другим, осознают границы своих возможностей, сотрудничают, но решения принимают сами, независимо от мнения других. А приняв решение, которое строилось на основе всех имеющихся фактов, они следуют ему. Таких лидеров нельзя принудить присоединиться к решению, которое они не поддерживают, они скорее подадут в отставку, чем будут делать то, что идет вразрез с их взглядами и убеждениями;
✓ руководитель способен решать несколько проблем одновременно и при необходимости переключаться с одного направления деятельности на другое. Он открыт для принятия новых идей, способов мышления и новых процессов.Жизнь — творческий акт по реализации своих желаний. (Абу-Силг)
Самодиагностика Тест «Как вы принимаете решения?»
Инструкция: Ответьте на предлагаемые вопросы ответами «да» или «нет».
Вопросы:
1. Если вы долгое время работаете в определенных условиях, сможете ли приспособиться к значительным изменениям стиля руководства, правилам работы?
2. Ваша адаптация в новом коллективе происходит быстро?
3. Вы можете высказать публично свое мнение, даже если знаете, что оно противоречит мнению высшего руководства?
4. Вы перейдете без колебаний на другую работу, если вам предложат больший оклад?
5. Вы объясняете причину своего отказа реальными мотивами, не смягчая их надуманными обстоятельствами?
6. Вы часто отрицаете свою вину и прибегаете к отговоркам?
7. Способны ли вы изменить свое устоявшееся мнение в результате длительной дискуссии?
8. Станете ли вы настаивать на внесении корректив в чью-то работу, если на ваш взгляд она не отвечает некоторым требованиям?
9. Вы купите понравившуюся вам вещь, если не испытываете
в ней нужды?10. Часто ли вы меняете свое решение под влиянием чьего-то обаяния?
11. Вы заранее планируете свой отпуск?
12. Всегда ли вы выполняете свои обещания?Обработка и интерпретация результатов:
Если у вас преобладают ответы «да» — вы достаточно решительны. Ваше оружие в решении даже самых сложных задач — логика, последовательность и опыт. Конечно, вы совершаете ошибки, но сами же их и исправляете, не перекладывая ответственность на чужие плечи. При этом вы не игнорируете советы других, признавая, что кто-то может разбираться в ситуации лучше вас.
Если у вас преобладают ответы «нет» — вы очень нерешительный человек. При необходимости принять даже самое простое решение вы очень долго взвешиваете все «за» и «против». Вы рады, если решение и ответственность за него удается переложить на другого человека. При осуждении проблемы вы предпочитаете отмалчиваться. Ваша нерешительность очень сильно снижает общий коэффициент вашей полезности, несмотря на то, что у вас масса талантов и знаний.
Практикум
Задачи:
✓ Исследовать типы проблем, с которыми сталкиваются в своей работе руководители.
✓ Научиться анализировать проблему и искать пути выхода из нее с помощью развернутого анализа.
✓ Научиться генерировать новые идеи для решения проблем, используя не связанные между собой стимулы.
✓ Приобрести навык структурирования проблемы.
✓ Ознакомиться с процедурой сбора индивидуальных предложений.
✓ Приобрести навык выработки кооперативного решения.Притча «Что делать, если мучает жажда?»
Рассказывают, что однажды корабль, бороздивший морские просторы, попал в жуткий шторм. Все навигационные приборы вышли из строя. С палубы смыло в воду бочонки с питьевой водой. Уже через несколько дней скитаний в открытом море матросы стали страдать от жажды. Вдруг в нескольких метрах от корабля появилась яхта. С корабля на яхту срочно передали сигнал: «Умираем без воды, спасите!»
С яхты ответили: «Бросьте ведро в воду там, где вы находитесь!»
Матросы на корабле решили, что над ними издеваются — никого не спасет от жажды соленая морская вода. Но все же они решили еще раз попросить о снисхождении и помощи: «Пришлите нам пресной воды, мы умираем от жажды!»
И вновь тот же ответ с яхты: «Бросьте ведро в море в том месте, где находитесь!»
Наконец, капитан корабля, чертыхаясь, приказал бросить в море ведро. Каково же было удивление команды, когда на борт подняли ведро кристально чистой и вкусной воды.
Оказалось, что в этом месте было сильное течение из устья большой реки.Задание 1
Подумайте и запишите на листе бумаги типы проблем, с которыми сталкивается руководитель в процессе работы. Необходимо выделить как можно больше различных типов проблем. Ниже приводим в качестве примера некоторые из них:
✓ проблемы, связанные с перестановкой кадров;
✓ конфликтные ситуации в коллективе;
✓ проблемы, возникающие при подборе кадров;
✓ трудности во взаимоотношениях с коллегами.
Дополните список теми проблемами, которые имеют место быть в вашей профессиональной деятельности.Задание 2
Выявите противоречия, встречающиеся при решении проблем. Противоречие может быть обнаружено посредством постановки следующих вопросов:
✓ Какова основная цель решаемой задачи?
Чем конкретно вас не устраивает существующее положение вещей?
✓ Какие основные элементы фигурируют в задаче (люди, объекты, обстоятельства)?
✓ Что конкретно необходимо улучшить или исправить?
✓ Какие элементы или свойства вступают в конфликт друг с другом (конфликтующая пара)?
✓ Какой элемент конфликтующей пары можно изменять, а какой нельзя (при этом для изменяемого элемента следует указать два противоположных варианта состояния)?
Очень часто в ходе подобного детального анализа выясняется, что верное решение заключено уже в самой формулировке проблемы.
Выберите одну из сформулированных в предыдущем задании проблем и ответьте на поставленные вопросы.Самоанализ:
✓ Что при выполнении этого упражнения вы открыли нового?
✓ Смогли ли вы при анализе проблемы найти ее решение?
✓ Что помогло найти решение?
✓ Что помешало это сделать?Задание 3
Ниже представлен список хорошо известных пословиц. Выберите ту, которая лучше всего отвечает вашим интересам. Выпишите ее. Проанализируйте все возможные подтексты пословицы, дайте им интерпретацию, запишите их.
Пословицы:
1. Не зная броду, не суйся в воду.
2. Горбатого могила исправит.
3. Кот из дома — мыши в пляс.
4. В тихом омуте черти водятся.
5. Рыбак рыбака видит издалека.
6. У семи нянек дитя без глазу.
7. Можно пригнать коня на водопой, но пить его не заставишь.
8. Зло за зло — добра не будет.
9. Никогда не откусывай больше, чем сможешь проглотить.
10. Кто яблоко в день съедает, у того доктор не бывает.
11. Сказанного не воротишь.
12. Одна голова хорошо, а две лучше.
13. Чем выше поднимешься, тем больнее падать.
14. Кто рано встает — тому Бог подает.
15. Цыплят по осени считают.
16. Повторенье — мать учения.
17. Где есть двое, там третий — лишний.
18. О человеке судят не по его словам, а по его делам.
19. Где хотенье, там и уменье.
Затем выберите одну из сформулированных вами в предыдущем задании проблем. Например: низкая дисциплина подчиненных на службе. Используя выбранную пословицу и ее подтексты и интерпретации, запишите идеи, которые могут быть использованы для решения проблемы.
По такому же принципу обсудите какую-либо свою настоящую проблему и найдите ее решение, используя пословицы.Самоанализ:
✓ Пришли ли вы к каким-либо выводам или нестандартным решениям проблемы?
✓ Как можно найти решение проблемы нестандартным способом?
✓ Какие выводы, выполняя это задание, вы сделали для себя?
✓ Что получалось у вас легко и что вызывало затруднения?
✓ Какие соображения появились у вас относительно применения метода пословиц?Задание 4 Выберите какую-либо проблему, связанную с функционированием организации. Назовите максимальное количество положительных сторон этой проблемы.
Самоанализ:
✓ В какой степени выделение положительных сторон проблемы помогает решить ее?
✓ Насколько снижается эмоциональная напряженность в отношении какой-либо проблемы после выявления ее положительных сторон.Задание 5
Процедура принятия решения включает в себя ряд этапов, вы должны:
1. Определить проблему в письменном виде.
2. Рассмотреть ситуацию, в которой возникла проблема.
3. Составить варианты решения проблемы.
4. Выбрать одну альтернативу.
5. Подвергнуть проверке выбранное решение.
6. Составить план реализации принятого решения.
7. Проанализировать — будет ли решена проблема.
На четырех больших листах бумаги напишите заголовки: «Ситуация», «Цель», «Средства» и «Предложения».
Определите, какую проблему вы хотели бы решить. Далее приступайте к анализу ситуации, в которой возникла проблема. При этом соберите информацию от всех вовлеченных в проблему и запишите все мнения на листе с заголовком «Ситуация». После получения полного описания ситуации приступайте к заполнению раздела «Цель», в котором необходимо сформулировать одну либо две (не более) цели. После этого заполните раздел «Средства», в котором надо перечислить все имеющиеся в наличии средства к достижению цели.
Раздел «Предложения» заполняется по правилам техники «мозгового штурма», то есть вы записываете на соответствующем листе любые предложения, подходящие как способ достижения желаемой цели в конкретной ситуации при наличии описанных выше средств. Затем вам необходимо отобрать наиболее приемлемые предложения, которые подлежат дальнейшей обработке.
Далее наметьте план действий. При этом вы можете также распределить роли исполнителей или ответственных за реализацию определенных предложений.Самоанализ:
✓ Какие трудности возникли у вас в процессе разработки предложений по каждому разделу?
✓ Что помогло вам в выработке предложений?
✓ Насколько эффективно, на ваш взгляд, принятое решение?
✓ Что нового вы вынесли для себя в процессе работы над данным заданием?Задание 6
При столкновении с проблемой, требующей быстрого решения, вы должны быть способны анализировать все предложенные альтернативы. Некоторые идеи могут показаться наилучшими, но оказаться затем нежизнеспособными.
В предыдущем задании вы выдвинули ряд идей для решения проблемы. Теперь попробуйте оценить предложенные идеи на жизнеспособность. Для этого вам необходимо ответить на следующие вопросы при обсуждении каждой идеи:
✓ Не противоречит ли данное предложение общей политике компании?
✓ Какова стоимость рассматриваемой идеи?
✓ Каковы причины, в соответствии с которыми эта идея не будет работать?
✓ Каков прошлый аналогичный опыт?
✓ Каковы технические возможности предлагаемой идеи?
✓ Каков уровень компетентности исполнителей?
✓ Связана ли идея с какими-либо личными отношениями сотрудников?Самоанализ:
✓ С какими трудностями вы столкнулись при анализе?
✓ Какие выводы сделали для себя, работая над заданием?Задание 7 Поставьте перед подчиненными задачу выработать идеи по решению какой-либо проблемы. Каждый должен выработать три способа решения поставленной проблемы. Условием является индивидуальная проработка вариантов. Выработанные идеи необходимо сообщить поочередно членам группы, занимающейся решением обозначенной проблемы. Каждый участник должен добавить свои мысли по поводу возможного решения проблемы. Все варианты необходимо записать и далее на совещании отобрать наиболее приемлемый вариант.