Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся хотя бы по нескольким основным направлениям выполнить то, что мы хотели, скажем, за месяц?

Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя Простой месячный план, как это показано в табл. 3.5.

В первый столбец данного плана включим список основных Направлений Деятельности.

В столбце 2 записываем активное время, выделенное на каждое направление(Время по плану Тп).

Третий столбец (Дневник выполнения плана) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце, и число этих дней в каждом месяце равно 25. Это сделано для удобства подсчета: норма времени в день – 8 часов, в неделю – 50, в месяц – 200. Эти дни я называю Активными днями. Параллельно шкале активных дней можно разместить шкалуДней календарных, которая здесь не показана. Естественно, в ней тоже должно быть 25 ячеек: суббота и воскресенье – как один день. Аналогично первым двум-трём дням месяца – все они помещаются в один день, это маленькие каникулы, дни подведения итогов и расслабления. Естественно, правило 8 * 25 = 200 – вопрос не принципа, а индивидуальной нормы.

Каждому направлению в Дневнике соответствуют две строки. В верхней строке ставим наработку активного времени с точность до 0,1 часа (6-ти минут). Нижняя строка каждого направления предназначена для отметки о выполнении той или иной задачи. Содержание задачи дано в Примечаниях под таблицей 3.5.

Например, по направлению ПЛР в первый день затрачено 4 часа активного времени (верхняя ячейка). На этот день намечено завершение задачи з1, согласно примечанию з1 – Месячный план. Задача з1 выполнена, что отмечено как Jз1. Ана 23-й день намечена задача з3 – НИР, раздел4, которая не выполнена, почему и осталась с первоначальной отметкой з3.

В строке Итого записывается суммарная наработка нарастающим итогом, т. е. с начала месяца.

В центре таблицы (после 4-го дня) Дневник имеет разрыв для экономии места.

В четвертый столбец (Время Т) заносится итоговое за месяц активное время, затраченное по направлению и всему объему месячного плана.

Продвижение по плану затрат времени отмечается на любой день коэффициентом активности, или просто Активностью.

А=Т/Т_п, (3.1)

где Т – суммарное время наработки с начала месяца на данный день;

Т_п – плановое время, исходя из нормы 8 часов в день.

Например, на 2-й день А= 15,8/16 = 0,98, где 15,8 – наработка активного времени за 2 дня.

Месяц прошел, пора оценить его результаты. Как видно, сделать это очень просто, за что план и назван Простым. Каждый день мы видим, насколько выполняется план по активности, причем не только текущего дня, но и всего прошедшего периода данного месяца. Это можно сравнить с получением зарплаты не раз в месяц, а ежедневно.

Однако, простота, как известно, хуже воровства. Да, коэффициент активности в итоге равен 0,96, но сколько-то задач не выполнено. Итог вызывает сомнение. Хотелось бы иметь более однозначную оценку, как, например, прибыль в бизнесе или три очка за победу в футбольной встрече. Выход есть, придётся дочитать до 5-й главы.

Примечания:

ПЛР: з1 – Месячный план; з2 – Испытания двигателя; з3 – НИР, раздел4; з4 – Заявка на изобретение генератора

ЛИТ: з5 – Беловик «Киномарины»; з6 – Черновик «Крыма»

ДОМ: з7 – Ремонт пылесоса; з8 – в театр

СПР:

КЛТ: з9 – Рассказ Киплинга, анг; з10 – Французский, урок 6

Лучше всего отмечать движение по плану, конечно, на компьютере в таблицах Excel. Тогда подсчет в строках Итого, Коэффициент активности и столбце Затраты времени, Т, будет выполняться по формулам автоматически. В редакторе Word или в чисто бумажном варианте придется вычисления выполнять в уме или на калькуляторе. Надеюсь, мой читатель, освоив простой план, в своей жизни будет всё-таки пользоваться несколько более сложным Эффективным планом, изложенным в Главе 5. Хотя…

Глава 4. Показатели работы

Для того, чтобы оценить нашу деятельность количественно, должны быть применены показатели оценки работы. В бизнесе это прибыль в денежном выражении, в спорте – результаты в виде голов, очков, секунд, баллов. В данной главе рассмотрены такие числовые показатели деятельности как Активность, Результативность и Эффективность.

4.1. Оценка выполнения задачи

Сэр Уинстон Черчилль среди прочих целей имел и такую: выложить собственными руками в саду кирпичную стену. При его упорстве можно предположить, что эта задача была завершена.

Предположим, что вначале он решил уделять своей затее один час в день, ни больше, ни меньше, и чтобы никакие посторонние дела не отвлекали. Таким образом, он подрядился на повременную работу добровольного каменщика, 1 час в день, плата – личное удовлетворение. Естественно, этот час учитывался как час чистой работы, «не футбольное, а хоккейное время», уточняет автор Алексей Бабий. Мы назвали это время Активным временем Т.

Всё было бы хорошо, одно беспокоило, сумеет ли он завершить укладку стены до конца жизни, а лучше через пять лет. Зная длину и высоту стены, а также размеры одного кирпича, сэр определил, что он должен укладывать 20 кирпичей в день, т. е. в основу выполнения задачи была положена Результативность.

Далее сэр убедился, что его мастерство каменщика возрастает. Он стал выполнять, а потом и превзошёл заветный норматив 20 кирпичей/час! Появилась возможность достичь цели в намеченный срок. А ведь в расчет приходилось принимать различные отвлечения: то война, то заседания в парламенте, то опускание железного занавеса.

Таким образом, сэр Уинстон, сам не зная того, своей стеной положил начало современному тайм-менеджменту. Он сделал ставку на Эффективность работы, регулярно сравнивая намеченный план с достигнутыми результатами, отслеживая движение к своей цели!

4.2. Показатели деятельности

Активность

Активность – показатель применимый к такой деятельности, в которой трудно определить результаты труда. На предприятиях это работа с повременной оплатой труда, например, на конвейерных линиях; обслуживание оборудования; там, где более важно качество продукции, чем её количество.