Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:

– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.

Задачи распределения и упорядочения времени

Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,

а последние 10 % работы – 90 % времени.

«Правило сроков выполнения проекта»

Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:

• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.

• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.

• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.

При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.

Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.

Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. «Специалисты» бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.

Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.

Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.

Гастрономический подход

Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.

Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!

Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.

Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.

Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.

Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо.

Я – третий. Для меня важно считать, что, если уж я что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было открытие:

1) Все выполняемые дела необходимо включать в план.

2) Все, включенное в план, становится необходимым.

3) И тогда все необходимое становится хотя бы сносным.

Мои дела делятся на те, которыми я занимаюсь и которыми не занимаюсь: так, я исключил парусный спорт не потому, что он мне не нравился, просто он не вписался в поворот при движении к моим целям. Оставшиеся дела разделяются на:

Когда мы включаем все наши занятия в ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы, рано или поздно исчезнут те дела, которые, как мы раньше полагали, не нравятся, но делать нужно. Либо мы их перестанем делать, либо будем считать, что они разнообразят меню наших дел, и потому нужны.

2.3. Мотивация личности и Управление временем

Где работать мне тогда, чем заниматься?

Маяковский

Если девочка в пять лет Вьётся вроде мотылёчка, Значит скоро наш балет Засверкает чьей-то дочкой. Если ваш сынишка смог Лихо выиграть в орлянку, Знает даже педагог, Он найдёт дорогу к банку. Если девочка цветёт, Вся в косичках-шпильках-лентах, До больших взлетит высот, Например, до референта. А не годен никуда, Ни в балеты, ни в солдаты, Это горе – не беда, Станет нашим депутатом. С.А., Кем быть?

Мотивация человека – это побуждения, вызывающие его активность определенной направленности. Термин «мотивация» используется в областях психологии, исследующих причины целенаправленного поведения человека. Считается, что инстинкты и потребности являются причиной и источником активности, мотивом деятельности.

Попросту схема мотивированного действия такова:

1) Потребность (мотив) – > 2)Побуждение (мотивация)– >– >3) Действие – > 4) Удовлетворение потребности.