Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

Учет выполнения плана по результативности имеет несомненное преимущество перед учетом по активности в том, что сравниваются не значения наработанного времени, а реальные достижения, в данном случае уложенные кирпичи. Однако выполнение далеко не всякой задачи удается разложить так легко на ежедневные нормы, как стену на кирпичи. Возможно ли тогда отмечать ежедневно свои достижения? Отвечаем, да, возможно, переходим к следующему показателю.

Эффективность

Эффективность E, согласно ISO 9000, – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и затраченных ресурсов C:

E = Q / C (4.4)

Эффективность во многом определяется Производительностью труда, котораяизмеряется количеством продукции, выпущенной за единицу времени:

P = Q / T (4.5)

где Q– результат, как правило, количество выпущенной продукции в принятых единицах измерения;

T – фактические затраты труда в единицах времени.

Эти фактические затраты будем измерять в затратах чистого, или активного времени – Т. Если мы занимались какой-то задачей 3 дня по часу в день, значит активность составила не 3 дня, а 3 часа.

Эффективность труда является более широким понятием по сравнению с Производительностью труда, так как учитывает не только количественные, но и качественные результаты труда, необходимость рационального использования трудовых ресурсов, достижение поставленной цели к определенному сроку.

Эффективность труда будет тем выше, чем выше производительность труда и чем меньше затраты труда при необходимом качестве работы. В персональной деятельности затратам и качеству тоже принадлежит не последнее место. Это прежде всего вопрос личной честности. Как мы сами оцениваем свою работу: сделана начерно, или доведена до высокого уровня?

Для измерения Результативности выполнения задачи, процесса требуется точка отсчета в виде определенной цели и плана. Для измерения эффективности нужно знать, кроме того, затраченные для достижения цели ресурсы.

Пример 4.1.

Поясним разницу между понятиями Эффективность и Результативность на простом примере. Стояла задача получить прибыль 200 рублей к концу недели, что и было выполнено, но при этом:

а) было затрачено 200 руб.;

б) было затрачено 500 руб.

Итого:

Результативность = Результат / План = 200/200 = 1,0,

Эффективность = Результат / Затраты= 200/500 = 0,4.

Что очевидно: при той же прибыли эффективность уменьшается с увеличением затрат.

4.3. Эффективное время, Эффективность

Не зря до сих пор специалисты в экономике, как только речь идет о точном расчете эффективности, не могут прийти к единому мнению, ибо в конкретном деле такие факторы, как социальные, личностные и другие не могут быть точно выражены в денежном эквиваленте. У них только нет сомнения, что эффективность Е=0,98 – хорошо, а Е=0,3 и ниже – плохо.

Перед нами стоит более простая задача. В нашей системе организации времени из различных ресурсов – деньги, материалы, время – нас интересует только время. Активное время – наши расходы, Эффективное время – результаты.

Вернемся к определению по формуле (4.4): эффективность – это соотношение достигнутого эффекта (результата) Q и использованных ресурсов C, то есть E = Q / C.

Выразим обе части дроби Q / C в общем эквиваленте – времени, подобно тому, как производство выражает свою работу в деньгах. Получим

E= Т_e / Т_с,  (4.6)

где Т_e – эффективное время в часах, эквивалентное полученному эффекту за определенный период;

Т_с  – затраченные ресурсы активного времени в часах, а не фактически затраченное время, как в формуле производительности труда (4.5).

В формуле (4.6) знаменатель Т_с определяет общий ресурс активного времени, который выделяется на все направления нашей деятельности. Причем независимо от нашего желания. Это те 8 часов активного времени в сутки, которые мы можем потратить на дела, а можем просто растратить впустую.

Значение Т_e не так однозначно. В нашей игре эффективное время – это понятие, имеющее двойственную природу:

• эффективное время измеряется в часах, как обычное время;

• эффективное время эквивалентно ожидаемому результату.

Кстати, как назвать человека, который организовывает своё личное время? В литературе по этой теме чаще всего – он просто Вы: решайте, не позволяйте, распоряжайтесь, считайте, составляйте и пр. Иногда это – работник, специалист, тайм-менеджер, само-менеджер, сотрудник. Я предлагаю – Организатор, ибо он организует не только рабочее, но и всё личное время, и сама эта организация – скорее не работа, а Игра.

Организатор личного времени выступает в двух лицах – Заказчика и Исполнителя собственных планов. Предположим, перед нами стоит задача, которую нужно выполнить за пять дней. Определяем для себя норму: стоимость задачи – 40 эффективных часов (эч), срок исполнения – 5 дней. Отсюда ежедневная норма – 8 эч. Итак, мы приступили к работе и выполнили её. Какие могут быть варианты:

1) Идеальный вариант: задача выполнена в лучшем виде за 40 часов, 5 дней, заработано 40 эфчасов, так и запишем наш заработок Т_e= 40 эч;

2) Задача выполнена за пять дней на троечку, не хватило времени на отделку, но Исполнитель уговорил Заказчика и тот уплатил Т_e= 40 эч;

3) То же, что и в варианте 2), но опытный Заказчик, знавший заранее, что так и будет, заплатил только Т_e= 20 эч и дал ещё три дня на доработку, почему именно 20 эч станет ясно из рассмотрения 4-го варианта;