Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса

Типовая проектная документация – реестр проектов, список ресурсов проекта, программа.

Информационные системы управления проектами – автоматизация функций планирования, учета, анализа, хранения документов, коммуникационных сервисов (рис. 11.0.1).

Рис. 11.0.1. Типология систем управления 11.1. Системы мультипроектного управления

Рис. 11.1.1. Компоненты системы мультипроектного управления

Система мультипроектного управления представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов совместного планирования и управления двумя проектами и более (рис. 11.1.1). Цель системы мультипроектного управления – обеспечить эффективное использование временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых на проведение изменений в технологии и бизнес-процессах компании путем грамотного планирования, организации и контроля исполнения проектов.

Системы мультипроектного управления (рис. 11.1.2) фокусируются на решении следующих задач:

– выявление проблем в организации проектов;

– рассмотрение инициатив и принятие решений об открытии проектов;

– определение целей проектов;

– рейтингование целей проекта, оценка ресурсоемкости их достижения;

– контроль состояния проектных ресурсов;

– контроль выполнения проектов;

– запуск/остановка и изменение целей проекта;

– финансирование проектов;

– информирование о состоянии системы управления проектами;

– архивирование проектных материалов.

Основными документами, определяющими работу системы управления проектами, являются Положение о системе управления проектами (мультипроектное управление) и Положения об организации отдельных проектов (уставы проектов), а также Положения о работе необходимых целевых подсистем управления проектом.

Примеры распространенных систем мультипроектного управления.

– Системы управления стратегическими инициативами.

– Системы управления инвестиционными проектами.

– Системы управления созданием новых объектов.– Системы управления проектами организационного развития.

Рис. 11.1.2. Архитектура системы управления проектами

Если рассматривать обсуждаемую ситуацию с позиции всего комплекса задач управления, то приходится признать, что и система управления отдельным проектом и система мультипроектного управления не являются, строго говоря, замкнутыми и самодостаточными. Если только речь не идет о SPV, то часть функций управления – инвестиции, финансы, стратегия и др. реализуются за рамками этих систем. Это значит, что необходимо обеспечить интеграцию и гармонизацию системы управления компанией (и составляющих ее подсистем), системы мультипроектного управления и систем управления отдельными проектами (см. рис. 11.1.3)

Рис. 11.1.3. Позиционирование и согласование систем управления в проектно-ориентированной компании

11.2. Организационная структура системы мультипроектного управления

Организационную структуру системы мультипроектного управления образуют:

– кураторы проектов;

– куратор системы управления проектами;

– администратор системы управления проектами;

– организационное совещание по проектам – центр проектов;

– звенья систем управления отдельными проектами;

– руководитель проекта;

– администратор проекта;– менеджеры проекта.

...

Стандарты управления проектом фокусируются напринципах иметодах организации отдельным проектом.

Универсальные стандарты мультипроектного управления пока не написаны…

В практике бизнеса применяется целый ряд целевых организационных образований, создаваемых для управления и реализации проектов.

– Временный целевой коллектив (проектная группа) – команда из сотрудников по совместительству, создаваемая для реализации проекта.

– Проектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая с целью исполнения заданного проекта.

– Мультипроектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая для исполнения мультипроектного управления.

– Центр управления проектами – целевая организационная структура (подразделение, филиал), создаваемая для управления реализацией проектов заданной направленности.

– SPV (Single Purpose Venture) – компания, создаваемая для реализации заданного проекта.

– Проектно-ориентированная компания – компания, создаваемая для реализации проектов заданной направленности.

В практике бизнеса сформировались типовые функции проектно-ориентированных организационных звеньев.

Функции куратора проекта:

– сопровождение проекта;

– поддержка проекта;– представительство проекта в компании.

Рис. 11.2.1. Структура системы мультипроектного управления

Примерные функции организационных звеньев системы мультипроектного управления показаны на рис. 11.2.1.

Функции куратора системы управления проектами:

– обеспечение соответствия выполняемых проектов стратегии;

– контроль эффективности системы управления проектами;

– развитие системы управления проектами.

Функции организационного совещания по проектам:

– рассмотрение и согласование решений, подготовленных куратором системы управления проекта;

– рейтингование проектов;

– принятие решений о запуске/остановке и изменении целей проекта.

Функции администратора системы управления проектами – центр проектов (мультипроектный офис):

– учет информации о реализации проектов;

– контроль сроков реализации проектов;

– архивирование проектной информации и документации;

– подготовка информации (отчетности) для руководства о функционировании системы мультипроектного управления.

11.3. Документация системы мультипроектного управления

Приведем типовые примеры документов системы мультипроектного управления:

– реестр проектов – централизованное хранилище информации обо всех зарегистрированных в компании проектах (табл. 11.3.1);

– список проектных ресурсов – перечень и общее количество ресурсов каждого типа, которое можно использовать в проектах. Описание этих ресурсов и их текущего состояния (табл. 11.3.2);

– программа работ – перечень описаний, принятых к исполнению в текущем периоде проектов (табл. 11.3.3);

– уставы проектов;

– положения о системах управления отдельными проектами;

– порядки взаимодействия систем управления;

– положение о документообороте;

– руководства и описания применяемых информационных систем управления;

– положение о системе мультипроектного управления.Хранилище информации по проектам предназначено для организованного хранения необходимой информации в различной форме.

Таблица 11.3.1. Пример упрощенного реестра проектов

Таблица 11.3.2. Пример реестра человеческих ресурсов проекта

Таблица 11.3.3. Пример упрощенного представления программы работ

11.4. Процесс инициирования и организации проектов

Рис. 11.4.1. Представление процесса организации проекта

Системы мультипроектного управления обеспечивают, в числе прочего, исполнение процессов инициирования и организации проектов.

Пример организации проекта представлен на рис. 11.4.1 в виде сетевой диаграммы.

В процессе организации проекта могут разрабатываться, например, следующие документы:

– служебная записка – инициатива на открытие проекта;

– распоряжение об открытии проекта;

– служебная записка на согласование участия специалистов с функциональными руководителями;

– план проекта;

– служебная записка на закрытие проекта;

– отчет по проекту.

Служебные записки и распоряжения разрабатываются согласно принятым стандартам делопроизводства и корпоративной культуры компании.

В рамках регулярного менеджмента и стандартизации схемы управления проектом формы применяемых в управлении проектом документов тоже стандартизируются.

Существенной характеристикой систем документации являются используемые в них принципы классификации и кодировки документов. Выбирать приходится между стремлением к упрощению классификаторов и достаточностью числа классификационных признаков для организации системной работы с документами. Для систем мультипроектного управления в качестве классификационных признаков могут использоваться такие характеристики:

– принадлежность к проекту,

– принадлежность к примеру проекта,

– сроки создания документа.

Отчет по проекту может содержать, например, следующие документы.

– план проекта;

– протоколы совещаний по проекту;

– отчет о ходе выполнения работ;

– служебные записки об изменении сроков выполнения работ, их состава и бюджета;

– справка о выполнении бюджета проекта;

– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;

– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;

– акты приемки-сдачи работ;

– приказы и распоряжения;

– перечень рекомендаций для будущих проектов;

– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов;

– иные документы, имеющие существенное отношение к проекту.

Пример состава архивируемой информации по проекту:

– план проекта;

– отчет о ходе выполнения работ;

– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;

– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;

– электронные модели организации исполнения проекта (в случае применения специализированных программных средств;– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов.

11.5. Информационные системы управления проектами

Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.

Если проект исполняется в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.

Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимы определение и применение корректирующих воздействий, в этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.