Курс Менеджер по продажам промышленного оборудования и компонентов. Продажи в проекты

Кто нуждается в информации?

О чем должна быть эта информация?

Как часто она должна предоставляться?

Какими способами она должна предоставляться?

Для обеспечения эффективного общения на совещаниях могут потребоваться:

– Формальные протоколируемые совещания, график проведения которых может определяться вышестоящими инстанциями.

– Совещания с покровителем проекта (возможно, «один на один»).

– Рабочие совещания с командой проекта.

– Индивидуальные совещания с членами команды.

– Специальные совещания для решения возникших проблем.

Мониторинг связан также и с достижением баланса трех основных измерений проекта:

· затраты – выделенные ресурсы

· время – график выполнения работ

· качество – соответствие характеристик конечных результатов потребностям заказчиков проекта.

Для этого необходимы системы для мониторинга:

– времени, затрачиваемого на выполнение задач по проекту,

– использования ресурсов (людей, материалов и оборудования),

– соответствия результатов стандартам качества.

Эти три системы призваны поставлять данные в реальном времени и имеют ключевое значение для поддержания баланса в управлении проектом. Получив с помощью мониторинга информацию, подсказывающую необходимость осуществления корректирующих действий, Вы можете воспользоваться широким спектром способов поддержания баланса. Они помогут:

1. Отказаться от строгого соблюдения очередности ключевых этапов, если отсутствует такая необходимость.

2. Сэкономить время и ресурсы, аннулировав или сократив резервы на непредвиденные обстоятельства.

3. Пересмотреть взаимосвязи между действиями в логической схеме.

4. Сократить непроизводительные затраты времени для ускорения выполнения заданий.

5. Минимизировать дублирование работ.

6. Договориться о продлении сроков выполнения работ.

7. Привлечь дополнительные ресурсы.

8. Пересмотреть показатели качества выполнения работ.

Большое значение для продвижения проекта имеет отслеживание прогресса. Этому способствуют основные управленческие инструменты, такие как диаграмма Ганта и схема критического пути.

Контроль будет включать в себя не только сбор, но и изучение информации с целью выявления последствий происходящих событий для реализации проекта и принятия мер по устранению обнаруженных отклонений от плана. В случае необходимости внесения изменений в проект необходимо оценить дополнительные затраты времени и ресурсов.

Для управления процессом изменений необходимо поддержание общения во время реализации проекта, а также умение управлять конфликтами.

Поддержание общения во время реализации проекта – это общение с людьми, вовлеченными в проект. На этапе запуска проекта предстоит:

· представить членов команды и описать их роли;

· разъяснить выгоды от проекта и ожидаемые конечные результаты;

· изложить план проекта;

· установить основные правила общения;

· ответить на вопросы.

Общение с командой проекта и другими ЗС может стать фактором, определяющим успех в достижении ваших целей. Проекты нередко проваливаются не из-за проблем в работе как таковых, а из-за того, что люди, вовлеченные в проект, не могут результативно работать вместе.

Важную роль в успехе проекта имеет способность менеджера по проектам управлять конфликтами. Проект может вызвать конфликты, если влиятельные участники и работники организации видят в нем опасность для поглощения дефицитных ресурсов или неблагоприятного изменения баланса власти. Все участники проекта неизбежно оказываются вовлеченными в изменения того или иного рода и сопротивление изменениям является фактором, которым необходимо тщательно управлять.

Сопротивление изменениями может быть вызвано:

– конфликтом интересов; слабой терпимостью к изменениям;

– различиями в оценках необходимости изменений;

– отсутствием понимания или недостатком доверия.

Посредством успешного общения во время реализации проекта можно добиться того, чтобы:

· члены команды проекта адекватно реагировали на изменения и наилучшим образом использовали свои способности;

· Вы получали информацию, необходимую для осуществления мониторинга и контроля за выполнением задач проекта;

· заинтересованные стороны позитивно реагировали на достигнутый прогресс и оставались приверженными успеху проекта.

Во время реализации проекта неизбежно возникают проблемы, требующие решения. Для их выявления и решения используют двухэтапный подход, включающий:

– мониторинг рисков,

– решение проблем.

При мониторинге рисков проекта необходимо обратить особое внимание на следующие элементы:

– задачи, входящие в ключевые этапы;

– задачи, выполняемые несколькими людьми;

– ключевые этапы или задачи, для выполнения которых требуется много времени;

– связи между последовательными ключевыми этапами;

– задачи, которые выполняются Вашими подчиненными впервые;

– задачи, для выполнения которых необходимо использовать новые или малознакомые технологии;

– ключевые этапы, на которых не допускается отставание от графика.

Когда риск становится реальностью, Вы должны оценить его последствия, включая:

– влияние на затраты и используемые ресурсы;

– возможные последствия отсутствия реакции на проблему;

– аспекты проекта, подверженные наибольшей опасности;

– степень серьезности проблемы.

Владельцы проекта или влиятельные заинтересованные стороны могут потребовать, чтобы Вы незамедлительно уведомляли их о каждой возникшей проблеме. Однако, Вы, вероятно, пожелаете сначала найти решение, чтобы сопроводить уведомление о проблеме и рекомендациями действий. В этом Вам поможет семиэтапная модель решения проблемы, рис. 1.10.