Курс Менеджер по продажам промышленного оборудования и компонентов. Продажи в проекты

Основными элементами процесса завершения проекта являются:

– Сдача проекта;

– Поставка/презентация результатов;

– Завершение проекта;

– Оценка проекта.

Сдача проекта – это процедура официальной передачи заказчику или покровителю с подписанием акта результатов проекта, определённых на стадии планирования. Обязательным элементом реализации такого проекта должна стать поддержка или обучение после сдачи проекта. Поддержка оговаривается соглашением о способе завершения проекта.

Существуют различные процедуры сдачи проекта.

– Сдача проекта одним актом в конце работы;

– Сдача проекта актами по промежуточным этапам. При существовании нескольких составляющих компонентов и/или субподрядных элементов по завершении каждого этапа, определённого на этапе планирования, составляется промежуточный акт.

По параметрам критериев приёмки проекты делят на «жесткие» и «гибкие». Критерии «жестких» проектов просты и понятны, так как отличаются конкретностью и измеримостью и похожи на процедуру подтверждения получения объектов путем сопоставления спецификаций поставки с бланками заказов.

Выработка критериев приёмки «гибких» проектов сложна. Сами критерии могут носить не конкретный характер, а описывают параметры, позволяющие покровителю принять на себя ответственность за результаты на долгосрочной основе.

Во многих проектах трудно определить точную дату окончания, поскольку у различных составляющих проекта могут быть разные время и способ завершения. Однако каждое окончание проекта предоставляет возможность доставить удовольствие заказчику проведением презентации удачных результатов. Поэтому важно уделить внимание процедуре поставки проекта или демонстрации заказчику того, что требуемые результаты достигнуты. Для этого подготовьте презентацию как процедуру окончания проекта, чтобы сформировать впечатление. Правда, формирование впечатлений не является целью демонстрации окончания проекта. Гораздо важне отразить наиболее важные результаты проекта и способы его достижения.

Из других способов сообщения об успешном завершении проекта/этапов проекта выделяются:

– Информирование посредством презентации;

– Информирование посредством бюллетеней;

– Информирование посредством публичных объявлений.

Они должны быть спланированы заранее.

Подписание акта не говорит о завершении всех действий. Необходимо предусмотреть:

– завершение заключительных задач;

– расформирование команды;

– «разбор полётов»;

– заключительное собрание;

– разрешение возникших проблем.

При завершении проекта необходимо проверить, все ли цели его были выполнены. Для этого часто предусматривают критерии, логически вытекающие из целей проекта. Эти критерии должны отражать следующие моменты:

– все ключевые этапы завершены;

– результаты отвечают требованиям спецификации;

– акт сдачи–приемки подписан;

– проект выполнен в срок и в рамках согласованного бюджета.

Заключительным этапам проекта нужно уделять не меньше внимания, чем начальным. Неэффективное управление на последних этапах может очень незаметно привести к ухудшению итоговых показателей. Тем не менее, для завершения проекта и обеспечения выполнения требуемых технических работ необходимо предпринять ряд действий. Для этого необходимо разработать контрольный список действий на заключительном этапе проекта. Контрольный список действий – это список, рассматривающий проведение отдельных действий по завершению проекта (можно рассматривать как мини-проект). Он может включать в себя ответы на следующие вопросы:

– Завершена сдача по всем направлениям работы.

– Все результаты официально приняты и подписаны заказчиком или покровителем проекта.

– Составлен итоговый отчет о завершении проекта.

– Завершены все финансовые процедуры и составлены отчеты.

– Завершена ревизия проекта.

– Проведена оценка работы персонала, и составлены отчеты.

– Закончено действие трудовых соглашений с персоналом проекта.

– Завершены все взаимодействия и контракты с поставщиками.

– Освобождены все использованные для реализации проекта производственные и жилые помещения.

– Согласовано использование оставшегося оборудования и материалов.

– О завершении проекта проинформированы внутренние и внешние заинтересованные стороны и общественность (если это уместно).

– Составлена и отправлена на хранение документация по проекту.

Хотя в проектных продажах завершение проекта не является чем-то исключительным, тем не менее, это может оказаться сильным эмоциональным переживанием для членов команды, которые проработали друг с другом определенное время. Несмотря на то, что в планах указаны даты окончания, у менеджера существуют определённые обязательства перед персоналом, это:

– проведение заключительного интервью с каждым; удостоверение новых навыков и достижений;

– поддержка при анализе карьерных возможностей – эти и другие действия, будучи хорошо спланированными, помогут снять стресс последнего этапа.

После завершения проектов необходимо провести и "разбор полетов". "Разбор полётов» – это структурированный процесс общего обсуждения с участием заинтересованных сторон и проектной команды, фокусирующий внимание на выходе из проекта, признании командного вклада и отказе от своей коллективной идентификации. "Разбор полетов" способствует поддержанию приверженности до полного окончания проекта.

После процедуры интервью, на котором выясняются все эффективные решения и сложности при проведении проекта, можно проводить заключительное собрание. Заключительное собрание может включать в себя:

– обзор результатов;

– подтверждение условий для последующей работы;

– выражение благодарности команде, покровителю и заинтересованным сторонам за их поддержку;

– представление окончательного отчета о завершении проекта на одобрение и подписание.

В то же время проекты не всегда развиваются по плану. Если проблемы возникают на заключительном этапе, это всегда представляет особые трудности.

Распространённой проблемой на этапе завершения проекта, когда один проект ведёт к другому без видимого перерыва, или когда к проекту даются дополнительные задания, не определенные заранее – это дрейф проекта. Он может быть причиной значительных трудностей в качестве, сроках выполнения проекта и, как следствие, превышении бюджета.

По возможности, значительные изменения должны рассматриваться отдельно, как последующий проект, в противном случае они могут не получить достаточных ресурсов. Это может привести к негативным последствиям для мотивации внешних участников проекта и команды проекта внутри компании.

Незаконченный по всем правилам проект оставляет множество нерешенных вопросов. Если в результате дрейфа завершение проекта остается нерешенной задачей, то возникает постоянная неопределенность, и становится практически невозможным выполнение нормальных действий по завершению проекта.

Если очевидно, что проект невозможно завершить полностью, то, как вариант, целесообразно рассмотреть закрытие этого этапа проекта, который уже завершен. Так, например, можно провести ревизию проекта, чтобы установить, что можно считать законченным, а что оставить без изменений и начать выполнение следующих этапов.