Показываем бизнес-процессы

Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления. В компании разработана и поддерживается в рабочем состоянии процедура управления документацией системы качества, определяющая порядок разработки, утверждения, регистрации, размножения, внедрения, хранения, проверки, учета, внесения изменений, пересмотра и отмены документов (рис. 6.4.1).

Управление документацией – это:

• организация полного и точного документирования деятельности компании, создание соответствующих форм документов;

• контроль за объемом и качеством создаваемых документов;

• упрощение деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

• надежное хранение документации и своевременная ликвидация ненужных документов;

• правовое обоснование всех аспектов управления документацией.

Цели управления документацией:

• сохранение и анализ информации, что обеспечивает конкурентоспособность компании;

• сокращение времени и повышение точности обработки информации, улучшающие управляемость компании;

• учет прошлых ошибок, предотвращающий их повторное появление;

• устранение избыточной деятельности и, как следствие, снижение расходов.

В системе качества установлен следующий порядок разработки документов:

1) планирование разработки документа;

2) разработка проекта документа и рассылка его на отзыв заинтересованным службам;

3) сбор и обработка отзывов и подготовка окончательной редакции документа;

4) согласование документа с заинтересованными службами компании и предоставление его руководству соответствующего уровня на утверждение.

Все эти операции проходят с применением информационных технологий, позволяющих до минимума сократить сроки внедрения нормативных документов компании.

Управление документацией складывается из трех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию компании за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент предусматривает установление необходимого перечня используемых документов, их наименований и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент охватывает формирование папок, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов.

3. Передача документов на хранение. Этот элемент включает составление перечней документов со сроками хранения, оценку документов, идентификацию и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок.

...

Справка. МС ИСО серии 9000 версии 2000

МС ИСО 9000:2000 – СМК. Концепция и словарь

МС ИСО 9000:2000 – СМК. Требования

МС ИСО 9000:2000 – СМК. Руководство

МС ИСО 9000:2000 – Аудит СМК

Часть III. Решения для регламентации процессно-ориентированной деятельности и СМК

7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов

8. Политики компании в области разработки положений о подразделениях и должностных инструкций

9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов организации деятельности

10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК

7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов

Ключевые понятия

• Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

• Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о БП, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность БП.

• Модель бизнес-процесса функциональная – модель БП, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.

• Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализация последовательности, ответственности, системы взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения БП, отражаемые в нормативно-методических документах.• Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.

Рис. 7.0.1. Схематичное представление бизнес-процесса деятельности компании 7.1. Корпоративная архитектура – структурированноеописание организации деятельности компании

Рис. 7.1.1. Пирамида регламентов компании в области представления бизнес-процессов

Специалисты обращают внимание на то, что сегодня на смену наборам слабо увязанных между собой отдельных регламентирующих документов приходит система взаимосвязанных и взаимосогласованных (в рамках корпоративной архитектуры) регламентов.

Корпоративная архитектура определяет основные применяемые компанией способы организации деятельности и отражает их взаимосвязи. Многие утверждают, что регламентация компании (а не только ее БП) начинается с корпоративной архитектуры.

Пирамида регламентов в области представления БП представлена на рис. 7.1.1. Уровень «Политика компании в области представления корпоративной архитектуры» определяет политику регламентации в различных областях деятельности компании, в том числе и в области регламентации БП. Уровень «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» содержит общие правила регламентации БП и служит руководством для разработки «Политики регламентации бизнес-процессов по направлениям деятельности компании». «Порядки исполнения бизнес-процессов» – следующий по подчиненности комплект документов, регламентирующий исполнение БП и детализируемый «Порядками исполнения процедур». На практике типология применяемых компанией документов может быть сокращена за счет возможности объединения нескольких документов.

Еще одна новинка последних лет: сегодня компании часто стремятся дополнить состав нормативно-методических документов регламентации БП, задаваемых стандартами ISO, за счет применения моделей БП, т. е. модель становится одной из форм представления регламентов и организации деятельности и используется наряду с традиционными документами.

Модель бизнес-процесса – прикладное представление (в заданной нотации) исполняемых компанией работ.

В практике деятельности компаний стали применяться модели разной направленности:

• модель бизнес-процессов верхнего уровня – агрегированная, наиболее общая модель БП компании;

• модель бизнес-процесса алгоритмическая – модель БП компании, отражающая состав и логику исполнения компанией работ при его реализации;

• модель бизнес-процесса потоковая – модель БП компании, отражающая материальные, финансовые и информационные потоки объектов;

• модель бизнес-процесса функциональная – модель БП компании, отражающая функциональный состав БП, закрепление функций процесса за исполнителями.

Постепенно модели стали рассматриваться как новый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент . А в части применения подобных моделей стала развиваться специальная методология – бизнес-инжиниринг.

7.2. Нормативно-методические документы для регламентациибизнес-процессов в стандартах ISO 9000:2000

Рис. 7.2.1. Пирамида регламентирующей документации организации (компании) в международных стандартах ISO 9000:2000 Надо признать, что на современную практику и типологию регламентирующих документов БП в существенной мере влияют подходы стандартов ISO (рис. 7.2.1). Назидательные с этой точки зрения выдержки из стандартов приведены в табл. 7.2.1.

Таблица 7.2.1

7.3. Политики в области регламентации бизнес-процессов

Рис. 7.3.1. Основные характеристики политик компании в области регламентации бизнес-процессов (пример) Таблица 7.3.1

Политики представления и регламентации бизнес-процессов компании – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), представляющий стратегические цели компании, задачи в сфере представления и регламентации БП, корневая модель БП, классификатор БП, показатели результативности компании, риски компании (табл. 7.3.1 и рис. 7.3.1). При необходимости глубина описания политик регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик БП.

В крупных компаниях политики могут разрабатываться по отношению не только ко всей компании, но и к ее направлениям деятельности. Обычно это делается для ключевых бизнес-процессов.

Политики представления и регламентации бизнес-процессов по направлению деятельности компании – нормативно-методический документ, представляющий (для конкретного направления деятельности) стратегические цели компании, детализированный классификатор бизнес-процессов, ключевые показатели эффективности, риски исполнения бизнес-процессов, меры по минимизации рисков (см. рис. 7.3.2).Стандарты ISO 9000:2000 предполагают разработку и применение отдельного документа в области политики и целей качества (табл. 7.3.2).

Рис. 7.3.2. Основные характеристики политик по направлению деятельности (пример) Таблица 7.3.2

7.4. Порядок регламентации бизнес-процесса

Рис. 7.4.1. Характеристики порядков по направлению деятельности Порядок регламентации бизнес-процесса – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), отражающий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов; может содержать детализацию описания бизнес-процесса с указанием процедуры его исполнения, исполнителей (подразделения, уполномоченные лица), их прав и ответственности; в качестве входящей и исходящей информации – документов (табл. 7.4.1 и рис. 7.4.1). Глубина описания порядка регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик бизнес-процессов.