Показываем бизнес-процессы

Рис. 9.4.1. Типовые требования к программным продуктам для моделирования бизнес-процессов и организационных структур

Стандарт ГОСТ Р ISO 9001–2001 не предъявляет каких-либо требований в отношении создания и поддержания регламентов с применением программного обеспечения. Однако требования стандарта не отвечают на вопрос: как сделать так, чтобы обмен информации внутри организации был быстрым и простым для всех сотрудников?

Эту задачу можно решить с применением специализированного программного продукта, который должен отвечать следующим требованиям (рис. 9.4.1).

1. Решает задачи по созданию (например, описание процессов) моделей и регламентов, обработке (получение различных информационных срезов, занесение плановых и фактических показателей по процессам) и передаче информации (например, автоматическое поддержание в актуальном состоянии всей необходимой регламентирующей документации, создание внутреннего портала со всей информацией по процессам и обязанностям сотрудников).

2. Является доступным в освоении и удобным в использовании продуктом (позволяет сосредоточиться на содержательных вопросах, а не на том, как это сделать).

3. Допускает работу одновременно различного числа пользователей и позволяет пользователю «забирать» часть единой информационной модели на редактирование, то есть возможен командный подход в работе при построении СМК.

4. Применяется значительно шире, чем помощь при построении и поддержании регламентации и СМК, и обеспечивает связь на уровне передачи словарей, справочников, моделей с другими подсистемами управления организацией (например, с бюджетным управлением) посредством рассмотрения единой модели работы всей организации.

5. Создает необходимые регламентирующие документы для деятельности организации, внедрения и совершенствования СМК, обеспечивает простое поддержание этой документации в актуальном состоянии.

В настоящее время на рынке, видимо, нет программного продукта, отвечающего всем этим требованиям, поэтому используются программы, которые лишь в определенной степени отвечают запросам потребителя. Поскольку наибольшую сложность представляет собой документирование процессов, в качестве таких продуктов используются программы моделирования БП организации.

9.5. Программные продукты зарубежных производителей

Рис. 9.5.1. Структура моделей методологии ARIS (пример)

Рис. 9.5.2. Диаграмма процесса BPwin (нотация IDEF3)

Из программ зарубежных производителей распространение в России получили ARIS (11) и BPwin (7).

ARIS – это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа, последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия и управления ими, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения (рис. 9.5.1):

• организационной структуры;

• функциональной структуры;

• структуры данных;

• структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPS (event-driven process chain) – метод описания процессов, нашедший применение в системе SAP R/3 (рис. 9.5.1);

• ERM (Entity Relationship Model) – модель «сущность-связь» для описания структуры данных;

• UMl (Unified Modeling language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Программные продукты ARIS используются на этапах цикла работ по созданию и развитию бизнеса – от разработки стратегии предприятия до реорганизации основополагающих БП, от управления стоимостью процессов до внедрения информационных систем и последующей оптимизации деятельности предприятия.

ARIS в высокой степени функционален и в то же время довольно сложен для использования, требует значительных усилий по программированию, чтобы получить удобную отчетность на выходе.

BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования процессов (нотация IDEF0 – рис. 7.7.2), потоков данных (нотация DFD – рис. 2.8.4) и потоков работ (нотация IDEF3 – рис. 9.5.2), координируя эти три основных аспекта бизнеса. BPwin – средство, позволяющее адекватно отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям экономики. BPwin дает возможность наглядно представить деятельность и структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации (рис. 9.5.3).

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0) можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно выполняемых функциях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).В программе отсутствует отчетность, позволяющая сформировать необходимые документы автоматически, и необходимо применять программный продукт Crystal Reports.

Рис. 9.5.3. Ключевые нотации программно-методических решений BPwin

9.6. Программные продукты отечественных производителей

Рис. 9.6.1. ОргМастер – связь классификаторов (матричная проекция), графическое отображение документооборота (пример)

Рис. 9.6.2. Business Studio – кроссфункциональная диаграмма (пример)

В настоящее время на рынке продуктов программного обеспечения моделирования бизнес-процессов представлена продукция и отечественного производителя, которую можно использовать для создания системы регламентации и документации СМК, а также управления ею. Такие продукты дешевле зарубежных аналогов, что не умаляет их функциональности, и в силу разработки в последние годы имеют современный дружественный и, что немаловажно, русифицированный интерфейс. Рассмотрим некоторые из них.

ОргМастер предназначен для составления, хранения и загрузки иерархических классификаторов и установки взаимосвязей между ними (матричных проекций), создания единой бизнес-модели, а также формирования удобного пользовательского представления результатов работы по одной из методик, разработанной консалтинговой группой «БИГ» (рис. 9.6.1). Для каждого процесса определяются целевое назначение, сопряженные процессы (предшественник и потребитель), информационное взаимодействие и обрабатываемые информационные ресурсы, средства реализации

и регламенты исполнения. Существенной «изюминкой» программы является формирование диаграммы модели БП из набора матричных проекций, которая имеет свои плюсы, минусы и область эффективного применения, а не традиционным методом графического проектирования.

Business Studio – система визуального бизнес-моделирования, основное назначение которой – описание моделей бизнес-процессов предприятия (рис. 9.6.2), организационных структур, документооборота, с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте в форме HTMl-навигатора или документов Microsoft Word.В Business Studio не предусмотрено формирование по умолчанию обязательных документов СМК, например, Руководства по качеству – его создание требует от пользователя навыков программирования.

Рис. 9.6.3. Схема матричного моделирования бизнес-процессов и регламентов

9.7. Результат работы – представление информации пользователю

Рис. 9.7.1. Критерии выбора программного продукта

Итак, для успешного внедрения системы регламентации деятельности компании и СМК может быть полезен специализированный программный продукт. Какой выбрать? Ключевых критериев три (рис. 9.7.1). Во-первых, цена. Во-вторых, дружественность интерфейса (как быстро сотрудники компании смогут освоить и эффективно эксплуатировать продукт). А в-третьих, генерируемая отчетность. Именно выходная отчетность в виде регламентных документов является тем краеугольным камнем, который определяет выбор среды моделирования. Генерация регламентов, в том числе в форме HTMl-навигатора (пакет регламентов с гиперссылками между всеми объектами), является наиболее важной функцией программы.

Что такое HTMl-навигатор? После того как создана модель БП, сформированы регламентные документы и оргструктура компании, перед специалистами по организационному развитию возникает задача распространения этой информации среди заинтересованных лиц и сотрудников предприятия (п. 4.1 и 5.6.5 ГОСТ Р ISO 9001:2001). При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями.

• У заинтересованных лиц отсутствует программное обеспечение для моделирования и им нельзя передать информацию непосредственно в файлах.

• Большое число документов и необходимость их обновления затрудняют распространение бумажных копий . Даже у небольшой компании число регламентных документов может достигать нескольких сотен.

• Более или менее приемлемым является распространение документации в формате одного из распространенных текстовых редакторов, например Microsoft Word. Но при большом числе документов сложно анализировать информацию и быстро находить нужные.

HTM-навигатор позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентные документы можно быстро обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.9.8. HTMl-навигатор – удобная и быстрая работа с информацией

Рис. 9.8.1. Business Studio – HTMl-навигатор, Положение о подразделении (пример)

HTMl-навигатор – это статичный web-сайт, который автоматически создает программа. Ключевая возможность HTMl-навигатора – возможность переходов между документами. Каждый объект системы в HTMl-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная и быстрая работа с информацией.

Полученный результат можно использовать для:

• публикации на внутреннем или внешнем интернет-портале;

• передачи сотрудникам компании;

• проведения презентаций.Для создания HTMl-навигатора программы моделирования БП имеют специальные приложения – ARIS Business Process Management Portal – публикация моделей бизнес-процессов в Интранет и работа над их улучшением; Model Navigator – продукт для просмотра моделей Erwin и BPwin с возможностью генерации отчетов; Е-Мастер – система управления организационной информацией ОргМастер. Business Studio создает такой HTMl-навигатор непосредственно из программы.

...

Пример. Свойства HTMl-навигатора, генерируемого Business Studio.

При открытии HTMl-навигатора с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующими разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т. д). Каждому элементу дерева сопоставлен один основной документ, который позволяет сформировать Business Studio. Например, при выборе Процесса откроется Документ «Регламент процесса», при выборе Подразделения – «Положение о подразделении» (рис. 9.8.1), при выборе Должности – «Должностная инструкция».

Business Studio позволяет сформировать HTMl-навигатор с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, основная регламентирующая документация данного подразделения, документация по всем объектам Business Studio.

9.9. Корпоративный портал

Рис. 9.9.1. Корпоративный портал – регламент процесса (пример)

На рисунках 9.9.1–9.9.8 представлены примеры скриншотов корпоративного портала.

В программе Business Studio созданы элементы корпоративной архитектуры – модели организационной и функциональной структур компании (рис. 9.9.6), процессная модель (см. рис. 9.9.1 и 9.9.2), модель закрепления ответственности, модель БП верхнего уровня, классификатор документов (рис. 9.9.7), прикреплены «внешние» (созданные не в программной среде Business Studio) документы (подробнее об этом – в элементе 10.1).

Каждому элементу модели (процессу, процедуре, объекту, субъекту и т. д.) соответствует «паспорт» (набор характеристик), заполняя который пользователь создает параметры процесса, должности, подразделения. Эти данные попадают в отчет по конкретному элементу. Чем больше данных, тем подробнее получается отчет. К каждому элементу можно также «прикрепить» любое число «внешних» документов, при этом формируются классификатор (реестр) документов и маршрут движения документа (документооборот, см. рис. 9.9.7). При необходимости можно сохранять в указанной директории или просматривать данный документ, используя гиперссылку в окне документа (рис. 9.9.7 и 9.9.8).

Таким образом, использование программного продукта позволяет:

1. Сформировать взаимосвязанные модели организации.

2. Создать систему взаимосвязанных, стандартных регламентов.

3. Проводить постоянную актуализацию регламентов.

4. Представить пользователю полную информацию о запрашиваемом объекте, указать все связи и документы, связанные с ним.

5. Создать информационную основу с целью последующей детализации регламентов, систематизации и описания операций в целях внедрения ERP.

6. Способствовать внедрению системы регламентации компании и СМК.

Применение программного продукта позволяет сконцентрироваться на проблемах наполнения регламентов актуальной информацией, а не над тем, как это сделать и как довести эту информацию до сотрудников.

Рис. 9.9.2. Корпоративный портал – диаграмма процесса (пример)

Рис. 9.9.3. Корпоративный портал – положение о департаменте (пример)

Рис. 9.9.4. Корпоративный портал – положение об отделе (пример)

Рис. 9.9.5. Корпоративный портал – должностная инструкция (пример)

Рис. 9.9.6. Корпоративный портал – классификаторы функций и структурных звеньев (пример)

Рис. 9.9.7. Корпоративный портал – классификатор документов, маршрут документа (пример)

Рис. 9.9.8. Корпоративный портал – просмотр прикрепленного внешнего документа (пример)

Рис. 9.9.9. Организация обновлений регламентов, моделей деятельности и корпоративного портала

10. Практикум. Создание комплексной системы моделирования и регламентации деятельности компании в целях развития ее корпоративной архитектуры и СМК

Ключевые понятия

• Корпоративная архитектура компании – модель организации компании, увязанная с регламентирующими документами и методиками.• Электронная корпоративная архитектура компании – совокупность компонент корпоративной архитектуры компании, разработанных и поддерживаемых с применением информационных технологий.

Рис. 10.0.1. Развитие представлений корпоративной архитектуры

10.1. Ключевые регламентирующие модели и документы в составе корпоративной архитектурыУкрупненно методика детализации и регламентации корпоративной архитектуры компании показана на рис. 10.1.1, а характеристики регламентирующих документов и модулей – в таблице 10.1.1. Развитие детализации на положения о подразделениях описано в разделе 10.2, пример реализации методологии в ОГК-3 проиллюстрирован в разделе 10.3.