Показываем бизнес-процессы
Шрифт:
7.9. Классификаторы бизнес-процессов, функций и функциональных областей компании
Членение бизнес-процессов на подпроцессы фиксируется в классификаторе БП и в связанном с ним классификаторе функций (см. рис. 7.9.1). Для обозначения детализированных БП в зависимости от контекста могут использоваться также термины «функция» и «функциональная сфера» и соответственно классификатор функций. Он нужен при разработке разделов «Функции подразделений» в Положениях о структурных подразделениях компании (модель распределения ответственности по горизонтали), а также модели распределения ответственности по вертикали, например, между центральным исполнительным аппаратом и филиалами (табл. 7.9.1). Частичные классификаторы БП используются в нормативно-методических документах «Политики» исполнения основных БП.
Процедуры исполнения и взаимодействия детализированных основных БП описываются в документах «Порядки».
Функции – это то, что должна делать компания для достижения своих целей. Понятия «функция» и «процесс» используются как дополняющие друг друга при описании деятельности компании.
Бизнес-процессы отражают последовательность и логику исполнения работ и при графическом представлении изображаются в виде сетевых схем, графиков, моделей, графов.
Функции используются как описания состава работ и при графическом представлении изображаются в виде функциональных иерархий – группировок функций, в которых нижние уровни дают все более детальную информацию о функциях верхнего уровня.
Функции на верхнем уровне функциональной декомпозиции являются группами связанных действий – долгосрочное планирование, планирование на месяц, бухгалтерский учет операций, формирование аналитической отчетности и т. д.
В конечном итоге систематизированное описание и моделирование бизнес-процессов приводит к выделению и гармонизации следующих компонент модели (рис. 7.9.2):
• классификаторы функций, образующих бизнес-процессы;
• модели разнесений функций (вертикальные модели ответственности) по уровням управления;
• модели разнесения функций (горизонтальные модели ответственности) по исполнителям одного уровня;
• описания
• описания горизонтальных взаимодействий;
• описания вертикальных взаимодействий.
На следующих шагах структурирования эти описания увязываются и гармонизируются с положениями о подразделениях и должностными инструкциями (см. раздел 10.2 этого Навигатора).Таблица 7.9.1
7.10. Отражение рисков
Таблица 7.10.1Риски для компании понимаются как возможность наступления обстоятельств, приносящих ущерб. Риски определяются мерой ущерба или пользы для компании, которые обусловлены поведением всех заинтересованных сторон. Ущерб или польза определяется не только прямым влиянием на прибыль/издержки и стоимость акций, но и воздействием на репутацию и на развитие человеческого капитала как основные нематериальные активы, а также на общую социально-экономическую и общественно-политическую ситуацию.
Компании стремятся систематизировать свои риски. Пример содержательной группировки рисков приведен в табл. 7.10.1.
Значимость рисков оценивается с учетом технологических, социальных, экологических и экономических последствий. При определении уровня приемлемости риска учитываются такие факторы, как влияние на здоровье человека и окружающую среду, влияние на основную производственную деятельность, а также возможность возникновения негативных социальных и политических последствий.
Допустимым риском считается риск, при котором возможный ущерб не превышает ожидаемой пользы.
Критическим риском признается риск, при котором возможный ущерб превышает ожидаемую пользу. Зона критического риска характеризуется опасностью значительных потерь.
Недопустимый риск – это любой риск, связанный с прямой опасностью для жизни людей, повреждением (разрушением) основных производственных фондов, опасностью экологической катастрофы, а также создающий угрозу банкротства компании.
Для описания оценки вероятности наступления рисков и возможных потенциальных потерь таблица представления рисков может расширяться – см. пример в таблице 7.10.2.
Там же приведена удобная привязка к бизнес-процессам корневой модели (см. рис. 7.6.2). В таблице 7.10.3 аналогичная привязка осуществлена к таблице рисков, сгруппированных не по бизнес-процессам корневой модели, а в соответствии с содержательными позициями, приведенными в таблице 7.10.1.
В графе 2 указывается вероятность наступления риска, например: весьма высокая – 5, высокая – 4, средняя – 3, низкая – 2, весьма низкая – 1.
В графе 3 приводится перечень показателей, на значения которых влияет данный риск.
В графе 4 дается оценка (в условном выражении) ежегодных возможных потерь компании от наступления рискового события. Величина ущерба: 10 – весьма высокая, 1 – весьма низкая.
В графе 5 перечисляются действия или требования к деятельности, направленные на снижение вероятности наступления рискового события и/или действия при наступлении рискового события, которые помогают уменьшить потери компании.
В связи со сложностью и уникальностью инвестиционных проектов нового строительства риски компании в этой сфере деятельности выведены в отдельную таблицу (табл. 7.10.3).
В графе 2 указывается вероятность наступления риска: весьма высокая – 5, высокая – 4, средняя – 3, низкая – 2, весьма низкая – 1.
В графе 3 приводится перечень показателей, на значения которых влияет данный риск.
В графе 4 дается оценка в условном выражении ежегодных возможных потерь компании от наступления рискового события. Величина ущерба: 10 – весьма высокая, 1 – весьма низкая.
В графе 5 перечисляются действия или требования к деятельности, направленные на снижение вероятности наступления рискового события и/или действия при наступлении рискового события, которые помогают уменьшить потери компании.Таблица 7.10.2
Таблица 7.10.3
8. Политики компании в области разработки положений о подразделениях и должностных инструкций
Ключевые понятия
• Корпоративная архитектура компании – системное представление способов и документов в области организации, регламентации и управления деятельностью компании.
• Модель организационной структуры – представление (в заданной нотации) организационных звеньев, их соподчинения, связей и ответственности.
• Модель распределения ответственности – отражение (в заданной нотации) закрепления за организационными звеньями (исполнителями) прав и ответственности за реализацию бизнес-процессов (операций, функций), ответственности за реализацию стратегии, целей (задач, целевых показателей) деятельности и других организационных характеристик.
• Нормативно-методический документ – принятая к исполнению методика работы. Выделяются следующие виды нормативно-методических документов (Политика, Порядок, Инструкция, Модель, Нормативно-справочная информация).
• Организация деятельности – осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение результата деятельности, предусматривающее участие организатора в процессе достижения результата деятельности и контроля за данными мероприятиями.Для реализации своей миссии компания должна обладать эффективной системой управления. Эффективность этой системы обеспечивается использованием апробированных в лучшей практике принципов и методологий, их закреплением в соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документах. К настоящему времени наработан достаточно обширный свод «внешних» стандартов, регламентирующих практически все аспекты деятельности предприятия. Наличие «внешних» стандартов является необходимым, но далеко не достаточным условием обеспечения качества системы управления компанией. Кроме «внешних», должны быть и «внутренние» стандарты, которые принято называть корпоративными стандартами. Под корпоративными стандартами понимают выработку корпоративных принципов регулирования деятельности и формирование совокупности внутренних нормативных документов, закрепляющих эти принципы. Наличие внутренних нормативных документов создает предпосылки для реализации двух важнейших управленческих функций:
1) планирование , поскольку корпоративные стандарты отвечают не только на вопросы «что делать?» и «как делать?», но и на вопрос «что для этого нужно?», то есть обеспечивают планирование потребностей в необходимых ресурсах (материальных, информационных, мощностей, рабочего времени);
2) контроль , поскольку корпоративные стандарты определяют требования к результатам деятельности, т. е. формируют «базу» для сравнения фактических и плановых показателей.
Проблема ряда организаций состоит в том, что внутренне нормативное регулирование представляет собой совокупность разрозненных, не объединенных в целостную систему документов. Практика лучших компаний показывает, что подобные документы предпочтительнее разрабатывать в определенной системной логике. Рисунок 8.1.1 иллюстрирует пример такой системы документов, определяющих организационную структуру компании. Идея заключается в стратификации (иерархической увязке) документов и последовательной согласованной детализации регламентирующих требований методом «от общего к частному». Политики компании устанавливают принимаемые ею принципы деятельности и таким образом регламентируют (определяют область возможного) при разработке Порядков компании, которые, в свою очередь, регламентируют (определяют область возможного) при разработке организационно-правовых и распорядительных документов.
8.2. Нормативно-методические документы
Система нормативно-методических документов обеспечивает единство методических, организационных, технических подходов при реализации управленческих функций компании в целом и в ее отдельных структурных подразделениях, обеспечивает процедурную поддержку процессов управления компанией. Для достижения этих целей выполняются следующие операции:
• классифицируются объекты управления, функции менеджмента;
• классифицируются бизнес-процессы и функции обеспечения деятельности;
• описываются организационная структура и взаимодействие объектов управления между собой и с внешней средой;
• определяются порядок разработки и структура организационно-правовых документов;
• описываются модель бизнес-процессов и совокупность приемов и методов воздействия на объекты управления.Пример. При начальной регламентации организационной структуры компании применяют следующие нормативно-методические документы (рис. 8.1.1):
1. Политика компании в области построения корпоративной архитектуры.
2. Порядок разработки положений о структурных подразделениях.
3. Порядок разработки должностных инструкций.
4. Приказ о распределении ответственности между руководителем подразделения и его заместителями.
5. Организационные модели:
5.1. Классификаторы функций (уровни компании, владельца бизнес-процесса, исполнительного аппарата и филиала, департамента, отдела, должностная инструкция).
5.2. Организационная схема (уровни компании, исполнительного аппарата и филиалов, департамента, отдела).
5.3. Модели согласования классификаторов функций.
Политика компании в области построения корпоративной архитектуры устанавливает стратегические цели в области организации деятельности, корневую модель БП, состав компонент корпоративной архитектуры, подходы к формированию и совершенствованию ее компонент, состав документов и моделей, определяющих компоненты корпоративной архитектуры, пользователей документов и моделей, подходы к автоматизации процессов мониторинга и совершенствования компонент корпоративной архитектуры.
Более подробное описание структуры и содержания документа можно найти в теме 7 «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» данного Навигатора (элемент 7.3).
Таблица 8.2.1
Документ «Порядок разработки положений о структурных подразделениях» устанавливает последовательность разработки, согласования, утверждения, изменения, учета положений о структурных подразделениях, а также контроль за их соблюдением (табл. 8.2.1).
Раздел «Общие положения» включает следующую информацию:
• назначение и документы, на основании которых Порядок был разработан;
• понятие структурного подразделения компании – это департамент, управление, служба, отдел, сектор или группа, находящиеся в непосредственном подчинении генерального директора либо одного из его заместителей;
• область применения;
• срок действия;
• порядок пересмотра;
• порядок разработки, оформления, утверждения и учета Положений о структурных подразделениях.
Раздел «Требования к составу и содержанию Положения о структурном подразделении» включает следующую информацию:
• структура Положения о структурном подразделении (общие положения, основные задачи, основные функции, права, ответственность) и состав приложений:
• перечень должностных инструкций работников подразделения;
• перечень нормативных документов, которыми руководствуется структурное подразделение;
• структурная схема подразделения;
• состав раздела «Общие положения» (полное наименование подразделения, его подчиненность, цель деятельности подразделения, типовой или особый проект организации труда).
В разделе «Основные задачи» содержатся возложенные на подразделения задачи исходя из цели и направлений его деятельности, кем возглавляется подразделение, порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования к нему (согласно Квалификационному справочнику должностей служащих). Здесь также должны быть изложены внутренняя структура подразделения, число и специализация заместителей руководителя, подчиненные им участки, их взаимодействие. При этом специализация направлений деятельности внутри подразделения должна увязываться с основными его задачами и функциями.
В разделе «Основные функции» формулируются функции подразделения, необходимые для реализации возложенных на него задач. При этом следует тщательно разграничить функции внутри подразделения, чтобы исключить дублирование в работе, а также обеспечить включение всех функций в положение о подразделении. При перечислении функций указывается, какие задачи подразделение решает самостоятельно, а в решении каких лишь принимает участие.
В разделе «Права» определяется круг полномочий и прав подразделения, необходимых для реализации возложенных на него задач (не повторяя при этом функции подразделения). Права подразделения используются его руководителем, а также другими должностными лицами, в соответствии с установленным распределением обязанностей. Это, в частности, право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в сферу ответственности подразделения, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени компании, получать необходимую информацию, осуществлять проверку, контроль и т. д.
В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность руководителя и персонала за своевременное и качественное выполнение всех порученных подразделению функций, за рациональную организацию труда, перечисляются конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые руководитель подразделения несет ответственность в дисциплинарном или ином порядке.Таблица 8.2.2
«Порядок разработки должностных инструкций» устанавливает требования, предъявляемые к порядку разработки, изменения, согласования должностных инструкций для работников компании (см. табл. 8.2.2).
Раздел «Общие положения» включает информацию о назначении, области применения и составе документа.
Раздел «Общие требования» содержит:
• определение должностной инструкции;
• порядок разработки должностной инструкции, подготавливаемой руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – самим специалистом, занимающим рассматриваемую должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, согласовывается с заместителем генерального директора, в непосредственном подчинении которого находится подразделение, юридической службой, руководителем службы управления персоналом и утверждается генеральным директором или лицом, им уполномоченным;
• порядок пересмотра, ознакомления и регистрации должностной инструкции, срок действия.
Раздел «Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции» включает следующую информацию:
• документы, на основании которых разрабатывается должностная инструкция, и требования к наименованию должностей;
• содержание должностной инструкции (табл. 8.3.6);
• содержание раздела «Общие положения» :
1. Категория должности, которая определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.
2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих.
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия. Пункт разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.
5. Перечень должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.
6. Перечень структурных подразделений и/или отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе. Данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».
7. Порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае временного отсутствия сотрудника.
Пункты 3–7 разрабатываются на основе Положения о структурных подразделениях. В раздел включаются требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности, например, группа по стратегическому проектированию; местонахождение рабочего места и в соответствии с каким типовым проектом оно организовано.
Содержание раздела «Должностные обязанности» :
1. Раздел разрабатывается на основе соответствующего раздела Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
2. В разделе перечисляются обязанности работника с учетом задач и функций, определенных в конкретном структурном подразделении предприятия, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.
3. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
4. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику без изменения его должностного статуса может быть поручено выполнение обязанностей (предусмотренных характеристиками других должностей), близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации.
5. В раздел может быть включено положение о выполнении разовых служебных поручений.
Содержание раздела «Права» :
1. Приводится перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами предприятия, необходимых и достаточных для выполнения возложенных на него обязанностей. Это, в частности, право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в компетенцию сотрудника, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени подразделения или предприятия, право получать необходимую информацию, осуществлять контроль и т. д.
2. Может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Российской Федерации.
Содержание раздела «Ответственность» :
1. Указывается мера ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.
2. В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений – пункты о нарушении субординации, об ответственности за сохранность документации, разглашение сведений, составляющих служебную, коммерческую тайну или иную, ставших ему известными в процессе его профессиональной деятельности.
«Распределение ответственности между руководителем подразделения и его заместителями» является основным внутренним документом, определяющим правовой статус, направления деятельности, функциональные обязанности, конкретные трудовые функции, ответственность и права руководителя и заместителей руководителя подразделения (см. табл. 8.2.3).Таблица 8.2.3
На верхнем уровне данный документ определяет направления деятельности и основные задачи генерального директора, председателя правления; заместителей генерального директора и членов правления компании в рамках как дивизиональной, так и линейно-функциональной моделей управления.
• Дивизиональная модель управления предполагает, что основные задачи, полномочия и ответственность за их реализацию в части, касающейся филиалов, возлагаются на исполнительных директоров филиалов. При этом возложенные на заместителей генерального директора компании задачи, как правило, носят общесистемный, «штабной» характер (выработка стратегии, методологии, методов и стандартов, а также осуществление контроля за их реализацией).
• Линейно-функциональная модель управления предусматривает, что основные задачи, полномочия и ответственность за их реализацию возлагаются в полной мере как на исполнительных директоров, так и на заместителей генерального директора, и управление филиалами осуществляется через заместителей генерального директора компании по функциональным направлениям. В современных условиях применение линейно-функциональной модели зачастую носит временный характер и вводится распоряжением генерального директора компании при наличии серьезных проблемных ситуаций в организации управления соответствующим филиалом.
При обеих моделях управления задачи, а также полномочия и ответственность за их реализацию централизуются на уровне исполнительного аппарата компании по следующим направлениям: инвестиционная деятельность; информационные технологии; сбыт; топливообеспечение; безопасность; страхование рисков.8.3. Организационно-правовые документы
Рис. 8.3.1. Организационно-правовые документы (пример)
В процессе организационной деятельности компании формируется комплекс организационно-правовых документов (рис. 8.3.1), содержащих положения, определяющие статус компании, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности компании, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют основу деятельности компании.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом. Они утверждаются непосредственно руководителем (его приказом или распоряжением) либо коллегиальным органом.
Организационно-правовые документы относятся к бессрочным: действуют впредь до их отмены (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности компании и организации труда в ней в организационно-правовые документы могут вноситься изменения.