Показываем бизнес-процессы

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридического департамента и с заместителями генерального директора.

К организационно-правовым документам относятся:

1. Устав компании.

2. Положение о компании, включающее организационную структуру.

3. Положение о филиале, включающее организационную структуру.

4. Положение о структурном подразделении (разрабатывается и для структурных подразделений филиалов).

5. Штатное расписание (на исполнительный аппарат и на каждый филиал).

6. Должностная инструкция работника.

7. Положение о рабочем органе.

8. Модели организационной структуры, функций и распределения ответственности.

Обычно перечисленные документы, за исключением моделей, представляются на утверждение только на бумажных носителях.

«Устав компании» – правовой акт, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность компании (табл. 8.3.1).

Таблица 8.3.1

«Положение о компании» определяет задачи, структуру и ответственность компании. В документе представляется организационная структура компании, распределение функций структурных подразделений, предусмотрено рациональное их выполнение, применение современных методов организации управленческого труда (табл. 8.3.2).

Таблица 8.3.2

«Положение о филиале» определяет правовой статус, цели и предмет деятельности, функции, права, взаимоотношения и ответственность филиала (табл. 8.3.3).

Таблица 8.3.3

«Положение о структурном подразделении» определяет задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность подразделений. В документе должны быть отображены прогрессивные тенденции в организационной структуре подразделения, распределении функций внутри подразделения, предусмотрено рациональное их выполнение, применение современных методов организации управленческого труда (табл. 8.3.4).

Таблица 8.3.4

«Штатное расписание» – правовой акт, устанавливающий штатную численность компании, состав должностей и размер оплаты труда. Разрабатывается отдельно на исполнительный аппарат и на филиалы (табл. 8.3.5).

Таблица 8.3.5

«Должностная инструкция работника» определяет его основные функции, обязанности, права и ответственность при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности руководителей (включая генерального директора, его заместителей, начальников структурных подразделений), специалистов, служащих, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности (табл. 8.3.6).

Таблица 8.3.6

«Положение о рабочем органе компании» определяет задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность членов рабочего органа (табл. 8.3.7).

Таблица 8.3.7

«Модели организационной структуры, функций и распределения ответственности» представляются на основе принятой нотации (с использованием текстовых, табличных и графических информационных объектов). Создание перечисленных моделей возможно в том числе и на основе использования специализированных программных средств (раздел 9 настоящего Навигатора). 8.4. Распорядительные документы

Рис. 8.4.1. Распорядительные документы (пример)

Распорядительные документы (рис. 8.4.1) предназначены для регулирования и координации деятельности компании, позволяя органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксируемые в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры компании, выбор средств и способов осуществления деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, поступающие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа (субъекта) к управляемому (объекту), от генерального директора к структурным подразделениям, филиалам компании и работникам. Распорядительные документы реализуют управляемость компании по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:

• с помощью распорядительных документов разрешаются возникшие в сфере управления проблемы и вопросы;

• их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники;

• они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

К распорядительным документам относятся:

• в условиях единоличного принятия решения:

– приказ.

– распоряжение;

• в условиях коллегиального принятия решений:

– решение.

Состав распорядительных документов определяется уставом компании.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов разрабатываются руководителями структурных подразделений по поручению генерального директора или в инициативном порядке, с привлечением ведущих специалистов. Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты: эмблему, название компании, название вида документа (приказ), дату и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором, его заместителями по вопросам их компетенции, руководителями филиалов компании. Право издания распоряжений генеральным директором закрепляется в уставе компании, право издания распоряжений другими должностными лицами устанавливается генеральным директором.Решение – правовой акт, издаваемый коллегиально в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности компании. Решение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты: эмблему, название компании, название вида документа (решение), дату и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов

Ключевые понятия

• Регламентирующая документация занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления организации.

• Затраты на создание регламентов составляют лишь часть затрат на управление этой документацией.

• Система взаимосвязанных информационных моделей компании вместо системы взаимосвязанных документов.• Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2001 не указывает на обязательность применения программного обеспечения, но выполнить все его требования без применения специализированных программ трудно.

Рис. 9.0.1. От управления документами к управлению информационными моделями

9.1. Анализ системы управления предприятиямиТаблица 9.1.1

Анализ систем управления российскими предприятиями показывает, что уровень этих систем нередко все еще не соответствует современным требованиям и масштабу предприятия. Высокая конкурентоспособность присуща только компаниям небольшой численности или на стадии реализации бизнес-идеи либо динамично развивающимся. Первые имеют систему управления вручную, то есть менеджеры всю информацию держат в своей памяти, обязанности и полномочия закреплены «на словах». И хотя для таких компаний эта система управления достаточно эффективна, но отсутствует возможность роста (масштабируемость) и существует высокая зависимость от персонала. Что отличает динамично развивающиеся компании от других? Прежде всего отстроенная система управления. Формализована стратегия развития, описаны БП, разработаны организационная структура и пакет регламентных документов. Практика успешных компаний показывает, что вопрос разработки актуальной регламентирующей документации занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления.

Анализ современного состояния ряда предприятий в России позволяет специалистам сделать следующие выводы:

• нередко применяется традиционный подход – от имеющихся ресурсов и технологий к разработке продуктов и определению стоимости продукта на рынке;

• ряд успешных предприятий базируется на монопольном владении ресурсами или производственными мощностями;

• часть предприятий испытывает усиление конкурентной борьбы и терпит неудачу при запуске новых продуктов;

• немало предприятий имеет избыточные производственные мощности (до 40 %) и излишние человеческие ресурсы (до 80 % персонала);

• потеря управления часто происходит на этапе развития бизнеса и масштабирования;

• СМК иногда не реализована даже на крупнейших предприятиях;

• часто уровень системы управления не соответствует масштабу предприятия.9.2. Проблема создания комплексной регламентирующей документации

Рис. 9.2.1. Два подхода к управлению документацией

Система менеджмента качества, разработанная в соответствии со стандартом ISO серии 9000, основана на структурированном наборе документов, которые регламентируют основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия. При построении и поддержании СМК необходимо управлять информацией. Это одно из основных требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001. И в этом основная проблема. С одной стороны, необходимо иметь комплексные регламенты работы структурных подразделений, исполнителей, документированное описание процессов и процедур компании (это может быть до нескольких сотен взаимосвязанных документов), с другой стороны, организация должна проводить улучшения, то есть регламенты должны постоянно актуализироваться.

Чем крупнее организация, тем больший объем информации необходимо обрабатывать, отслеживать изменения и вносить их в соответствующие документы. Таким образом, при документировании деятельности организации возникают две задачи:

1. Создать документацию , соответствующую требованиям стандарта.

2. Управлять этой документацией , сделать ее доступной для всех сотрудников организации и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.

Эти задачи необходимо ставить на этапе формирования документации, так как затраты на ее создание составляют 10–15 % от затрат на управление этой документацией.

Как правило, внедрение СМК выполняется в форме проекта: создается рабочая группа, устанавливаются сроки и цели, выделяются ресурсы и т. д. Завершение проекта – получение сертификата. А где взять ресурсы по управлению документацией в дальнейшем? Если использовать стандартные средства, то для актуализации документов необходимо содержать специальный штат сотрудников, и с развитием организации это число увеличивается, значительно повышается число субъективных ошибок и ресурсов на содержание документации в актуальном состоянии. В таких случаях говорят о необходимости применения информационных технологий (рис. 9.2.1).9.3. Система взаимосвязанных информационных моделей предприятия

Рис. 9.3.1. Информационные модели генерируют регламентирующие документы в электронной форме (е-документы). Документы, созданные вне рамок модели, «прикрепляются» к ней

При документировании деятельности современным решением является поддержка не системы взаимосвязанных документов (рис. 9.3.1), а системы взаимосвязанных информационных моделей предприятия, которые и будут порождать требуемые документы. Кроме того, благодаря технологии создания документов из единой системы моделей исключается взаимная противоречивость. Из модели может быть получен необходимый набор организационных управленческих регламентов. К их числу относятся:

Положение о компании , которое дает представление о составе бизнесов, основных и управленческих функций, поддерживаемых на предприятии, а также о стратегических решениях по распределению ответственности за их реализацию внутри предприятия.

Положения о функциональных областях деятельности – детализированные описания функций, относящихся к каждому из контуров управления, и сведения об их распределении по организационным звеньям.

Положение о подразделении , содержащее перечни функций, выполняемых подразделением, и их закрепление за элементами его внутренней структуры (отделами, группами и пр.).

Должностные инструкции работников , включающие перечисление функциональных обязанностей каждого из них.

Регламент процесса (подпроцесса)  – документ, в котором в общем виде описан порядок функционирования процесса (подпроцесса) в целом.

Регламентпроцедуры – документ, в котором описано конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса.

И наконец, сравнительно новый вид управленческих регламентов – Руководство по качеству,  – включающий политику в области качества; схему, описывающую верхние уровни организации; процессную модель; описание оборудования, продукции и услуг, производственных мощностей; ссылки на документы нижнего уровня: процедуры, инструкции, положения, регламенты, карты БП.

Конечно, не обязательно все документы порождать как следствие модели. В зависимости от ситуации часть документов может создаваться и традиционным «ручным» способом. В этом случае они «прикрепляются» к модели как внешние файлы.9.4. Требования к программному продукту